note-paper-1266532-mЭту статью я решил написать для более старшего поколения, которое предпочитает работать с бумажным носителем. Здесь мы сравним бумагу и использование автоматизированной системы.

С ростом делопроизводства объем бумаги растет, нужно тратить время на поиск, сортировку и так далее. В современных системах есть целые отделы для работы с бумажными документами, т.е. не надо тратить время и ресурсы на обработку.

Следующий момент – при работе с бумажным носителем сложно считать метрики и показатели, сложно их агрегировать, суммировать. Приходится делать все вручную, либо распечатывать в Excel. Если показатели находятся в разных документах, то их нельзя выделить автоматически, можно лишь посадить исполнителя, который будет это делать вручную.  При групповой работе с документом, например, согласовании, тратится много времени. Но можно сделать файл, например, на Google Docs, где вы можете все вместе редактировать файл, общаться в нем при помощи комментариев. Таким образом, все видят файл, видят изменения, которые в него вносят, и так процесс происходит быстрее. Согласованный документ просто распечатывается и подписывается.

Появление мобильников тоже заменяет мобильность бумаги. Мобильник так же, как и бумагу, можно взять с собой и показать на его экране документ. Это не сложно – взять и закачать в смартфон, а затем показывать, редактировать и так далее. Мобильник в этом смысле заменяет бумагу.

С бумагой приятнее работать. По крайней мере людям старшего поколения и тем, кто в школе учился без компьютеров. У таких людей есть привычка работать с бумажным носителем, с книгами. Приятнее читать бумажный вариант, а не электронные книги. Однако для электронной версии вы можете настраивать свою систему, чтобы она распечатывала только самые важные документы, а не все подряд. Вы можете ограничить количество печати тем самым. Лучше всего использовать комбинацию этих двух подходов. Основная обработка – отчет и аналитика – идет в самой системе, а на выход идут только самые необходимые документы, например, официальные документы, которые требуют подписи или общие отчеты, которые вешаются на доску. Хотя сама доска тоже может быть в автоматизированной системе и ее будут все видеть. Тем не менее, если вы проводите совещание и вам нужен материал, можно его напечатать и получить отчеты.

Вот такое сравнение бумаги и автоматизации с помощью электронных систем. Надеюсь, что статья прояснила разницу между этими подходами и очевидность преимуществ автоматизированной системы.

Если вам понравилась статья, помогите, пожалуйста с распространением этого материала в Сети.

Подпишитесь на наши новости

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.