Социальные функции автоматизированной системы

Рассмотрим социальные аспекты вашей автоматизированной системы. По сути дела, автоматизированная система – это совокупность людей, работающих в одной системе. Это могут быть ваши клиенты, сотрудники, партнеры, вы сами и так далее. Самый простой социальный элемент, который вы можете добавить в свою систему – это просто общение между людьми. Оно не формализованное, может быть в виде чата, переписки между двумя людьми или между группой людей, главное, чтобы оно было не формализованное. Саму систему можно рассматривать, как формализованное средство общения. Например, вы ставите задачу, исполнитель пишет отчет, так идет общение между двумя группами людей, оно формализовано, то есть действует в строгих рамках, определенных атрибутах. Здесь общение подразумевается, как просто общение между людьми: вопросы, просто переписка и так далее.

Еще социальный момент, который вы можете добавить в свою систему – доски. Доска почета или позора, выдача премий, то есть такой постамент, на котором вы показываете, кто достиг успеха в вашей компании. Это является такой мотивацией, которую можно использовать. Каждый человек, который заходит в систему, будет видеть эту панель, на которой будет находиться информация о других исполнителях и их достижениях. Даже, например, количество задач выполненных, все видят, что Иванов, который выполнил двадцать задач в день, и для них это является ориентиром, как надо работать.

Еще момент – общение с клиентами. Вы можете добавить клиентский сервис в свою систему и давать возможность клиентам напрямую общаться с некоторыми из ваших коллег, с теми же программистами. Клиент может делать либо запрос, либо что-то еще, либо дать информацию об ошибке напрямую в ваш отдел. Это необязательно должен быть фронт-офис, который должен заниматься обработкой, но и может быть какие-то более внутренние элементы.

Следующий нюанс – общая база знаний. Ваша компания имеет какой-то объем знаний, который хорошо бы растиражировать между вашими сотрудниками, при этом вы можете использовать какую-то систему для хранения этих знаний. Ваша автоматизированная система в принципе может быть такой системой, которая будет хранить эту базу знаний и давать доступ различным людям. Плюс вы можете давать возможность комментировать, делать пометки по ней и снова идет общение между людьми, оно не явное, но тоже общение.

Последний момент, о котором я бы хотел сказать – это мини-группы. Это комиссии, которые вы создаете внутри компании, работающие в общем, едином фоне. Например, пять человек объединяются в группу и начинают работать над каким-то документом или над какой-то проблемой, или внедрять новый процесс. По сути дела, это проект. Люди в них работают, общаются, взаимодействуют между собой, выделяясь тем самым от остальных членов компании.

Внедрение социальных функций – это такая вещь. С одной стороны, это хорошо, если это повышает КПД всей компании, а если это не приводит к результату, то нет смысла это внедрять. Нужно внедрять только, если это улучшает показатели проекта. Например, под большим вопросом стоит чат в системе, потому что оно размывает метрики, нельзя подсчитать метрики на основании этих сообщений. Если это задача, то все можно посчитать, а простое общение усложняет понимание. Лучше такие процессы устанавливать через телефон, потому что обратная связь здесь быстрее и вопросы будут решаться, соответственно, быстрее.

Отдельно хотелось бы сказать о совещаниях. По-хорошему, лучше избегать совещаний, которые являются непродуктивными или заменять их форму. Тот же форум, внедренный в автоматизированную систему, может заменить некоторые такие совещания, когда люди просто начинают переписываться внутри системы и это упрощает порядок принятия решений. Вы можете четко определить, когда вопрос обсуждаем, а когда мы принимаем решения. Уменьшается эффект эмоций в таких вопросах.

Это были социальные функции вашей автоматизированной системы. В продолжение темы, рекомендуем ознакомиться с нашей небольшой книгой про создание и внедрение CRM.

Если вам понравилась статья, помогите, пожалуйста с распространением этого материала в Сети.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.