Система автоматизированных рабочих мест. Как создать?

Введение

В результате повышения количества информации возрастает и необходимость в ее правильной и своевременной обработке. Вычислительная и информационно-обрабатывающая техника – обязательный составляющий пункт в современном мире. Именно поэтому такое определение, как автоматизация рабочего места сегодня – актуальный вопрос как для сотрудников, так и для управленческого аппарата.

В этой статье мы обсудим как выйти на новый уровень организации работ – работа сотрудника в личном кабинете.

Личный кабинет – это специализированный АРМ для сотрудника, заточенный под решение задач именно этого сотрудника.

Нужен ли личный кабинет? Как АРМ упрощает жизнь сотрудникам

Единое место работы

Если у вас есть приятное удобное знакомое место, это упрощаем вам работу. Если ваша работа подразумевает работу с кучей различных сервисов, это напрягает своим разнообразием и необходимостью разбираться с каждым интерфейсом отдельно.

Чем привычнее интерфейс личного кабинета, тем лучше.

Все под рукой, никаких фокусов от системы. Все основные действия выполняются в едином месте в едином стиле.

Формы с подсказками и защитой от ошибок

Формы могут быть очень неудобными. Непонятные ошибки, большое количество полей, неясно как заполнять.

Если ваши формы спроектированы с учетом возможных проблем пользователя, он скорее всего этого не заметит. Хорошая форма – как судья в футболе. Его не замечают, пока она не начинает чудить.

Также хорошие формы помогут ускорить ввод данных, например, подсказывая данные для ввода, приводя кликабельные примеры ввода и типовые ответы.

Объединение множества мелких действий в одно

В прошлой системе была куча разрозненных действий при инициализации нового проекта: создание контрагента, создание проекта, создание договора, создание этап, прописывание в этапе элементы сметы, создание дополнительное соглашение на этап и создание счета. Куча отдельных действий.

Сейчас используется всего 1 форма для создания всех этих объектов. Выполняется все в одно действие, а под капотом выполняется сразу несколько действий.

Если вы упростите жизнь своим пользователям подобным образом, то они будут предпочитать новый способ работы, и скоро забудут про все нюансы предыдущей системы.

Помните, как раньше мы обменивались фильмами? Разбирали системный блок, подключали напрямую HDD к другому компьютеру. Новый способ получения видео позволил людям забыть про все эти прошлые сложности.

Напоминания в личном кабинете

Программа автоматизированного рабочего места может давать пользователю нужную информацию в нужное время. Это зависит от бизнес-логики приложения, и требует тонкой итеративной настройки.

Если данных по уведомлениям будет слишком много, то пользователь просто забьет на ваши уведомления. Важно не переборщить с этим.

Чем меньше уведомлений и чем они критичнее, тем более ценными они будут восприниматься пользователем.

Мы живем в мире постоянного отвлечения. Все пытаются нас зацепить своим информационным шумом. Ваша система должна быть источником только важных уведомлений, которые дают пользу вашим сотрудникам. В этом случае они несознательно будут воспринимать уведомления системы как важные.

Автоматизированное рабочее место специалиста из дома и с любого ПК

Программа автоматизированного рабочего места позволяет работать из любого места. Нужен просто интернет и телефон/планшет/ноутбук.

Это уменьшает риск возможных простоев, ведь работу можно сделать и из дома практически в любое время.

Также вам не нужны данные, которые остались на вашем рабочем компьютере – все данные лежат в системе, вы с телефона можете их получить, обработать информацию и произвести необходимые действия через личный кабинет в системе.

Показатели своей работы, игрофикация

Каждый человек хочет ощущать свою значимость. Давая сотруднику панель показателей, он может следить за их изменением и пытаться влиять на их динамику. Это вызывает дополнительный игровой азарт, который может положительно сказаться на рабочих процессах.

В некоторых случаях можно делать соревнования между людьми. Главное, чтобы это не приобрело характер жесткой конкуренции, когда взаимопомощь и хорошие отношения пропадают, а на смену приходят зависть, личная гордость, трения.

Уменьшение необходимости спрашивать что-то у других

Когда вы кого-то спрашиваете, вы его отвлекаете от работы. При этом частота вопросов не имеет значения – каждый вопрос надо решать.

Сотруднику будет удобно, если большинство типовых вопросов можно решать через информационную систему, а не по соседям.

Все зависит от человека, но в общем случае для бизнеса выгодно снижать количество лишних взаимодействий между людьми.

Организация автоматизированного рабочего места. Как разработать систему личных кабинетов для сотрудников

Если перед вами встала задача создать свою систему личных кабинетов, то начать следует с описания системы, которое затем можно передавать разработчикам для первичной оценки проекта.

Определить роли пользователей в системе

Определите действующих лиц системы. Какие будут возможности у ролей? Какова будет зона ответственности каждой роли?

Продумать процессы взаимодействия в личных кабинетах

Распишите каждый процесс в действиях ролей. Если процесс подразумевает обработку заявки, то какие статусы должна проходить заявка?

Чем проще описание, тем легче его будет читать и видоизменять. Не нужно использовать сложных нотаций для описания бизнес-процессов.

Продумать структуру данных

Определите основные объекты, с которыми будут работать пользователи. Заказ, Товар, Категория и т.д. Затем для каждого объекта определите основные поля.

В будущем эта информация понадобится для проектирования структуры базы данных.

По мере определения атрибутов объектов вы можете делать пометки, как будут они использоваться в системе, как бизнес-логика будет завязана на эти атрибуты.

Определить структуру личного кабинета каждой роли

На основании процессов можно определиться с составом страниц каждого кабинета. Структура страниц задает скелет портала.

Весь портал – это кабинеты, разделенные на страницы.

Для каждой страницы укажите примерное содержимое и какие ограничения по доступу есть для страницы.

Также вы можете сделать схематичные макеты ключевых страниц. Проще всего это сделать в Excel. Вид кабинетов состоит из простых элементов: формы, таблицы. В Excel вы можете довольно точно воспроизвести свой вариант оформления страницы, а также комментариями описать бизнес-логики страницы.