Что такое автоматизация системы? Создание автоматизированной системы управления по шагам

Автоматизация простыми словами – это процесс задействования машин и механизмов с целью уменьшения ручного труда и увеличения эффективности выполнения некоторых операций в бизнес-процессах компании.

Система автоматизации – это некий программно-технический комплекс, который позволяет достичь целей автоматизации.

Итак, давайте рассмотрим более подробно процесс создания своей автоматизированной системы.

1. Первое, что вам надо определить – это те процессы, которые мы собираемся автоматизировать. Возьмите бумагу и ручку, выпишите все процессы, которые вы намерены автоматизировать. Для каждого процесса укажите Название, Участников процесса, Вход (что нужно для выполнения процесса), Выход (какой результат получаем), краткую последовательность действий в процессе.

2. Далее рисуем диаграмму всех указанных процессов. Если они взаимозависимы, то соединяем их линией. Также на диаграмме цветом выделяйте те процессы, которые уже автоматизированы (т.е. эта диаграмма будет меняться в процессе внедрения автоматизации в ваш бизнес).

3. Следующий шаг – это определить роли системы. По сути, это Участники процессов, объединенные по каким-то специфическим признакам. Например, это могут быть бухгалтер, оператор, продажник и т.д. Для каждой роли выпишите какие именно функции она будет выполнять в системе. Например, администратор: создание, блокирование, редактирование пользователей; управление настройками; модерирование комментариями.

Рекомендуем изучить статью о коммуникации в автоматизированной системе.

4. На этом этапе вы определяете личные кабинеты для каждой роли. По сути вы просто можете нарисовать макеты каждой страницы, т.е. как это будет выглядеть с точки зрения пользователя. У всех пользователей интернета уже есть все базовые навыки, необходимые для рисования таких макетов. Поэтому просто сядьте и сделайте это.

5. Последний этап проектирования (с точки зрения заказчика) – это ментальная проверка как все это будет работать. Разложите макеты кабинетов на полу и попробуйте мысленно запустить все процессы. Особенно акцентируйте внимание на коммуникациях между ролями: как будут роли получать уведомления по процессам? В какой форме? Как они должны реагировать на события?

Вот пять простых шагов, которые помогут вам написать CRM систему. Важный момент – не пытайтесь сразу охватить все свои процессы. Начните с чего-то одного и постепенно внедряйте в свою систему новые процессы. Это уменьшает ваши риски и дает возможность вносить коррективы на основе обратной связи от процессов проектирования, разработки и внедрения системы.

Более подробно Как сделать АРМ для сотрудников читайте в нашей статье. В ней мы обсудим как выйти на новый уровень организации работ – работа сотрудника в личном кабинете

Наш основной продукт, конструктор CRM и личных кабинетов Falcon Space, позволяет относительно быстро создать кабинеты для каждой роли в системе с требуемым интерфейсом и бизнес-логикой.

Вы можете посмотреть различные демо веб-решений, реализованных на базе платформы.

Руслан Раянов