Руководство по работе с регламентами на периодические задачи

Как создать регламент

Это наша внутренняя инструкция по работе с регламентами. Написана кратко, т. к. предназначена для наших менеджеров, которые в теме.

Регламенты необходимы для выполнения периодической работы.

Для инициатора регламента

Каждая повторяющаяся работа должна быть регламентирована:

Создание регламента.
Определение чек-листа действий по регламенту и сопровождающей инструкции при необходимости.
Назначение регламента людям.
Совместный проход по регламенту с человеком, который его выполняет для получения обратной связи.

Контроль выполнения регламента осуществляется ежедневно. При регулярном невыполнении регламента ставятся нарушения (Alt+L).

Для исполнителя регламента

Крайне важно обрабатывать вовремя регламенты (не на другой день). Вдвойне это важно для регламентов, которые имеют признак “Важный”.

Если работа по регламенту не актуальна, то отметьте как “Сделано” + укажите время 1 минута и комментарий.

Т. е. важен сам факт инициации действия по регламенту (например, “Недельный звонок клиенту” – клиент не может сегодня – ставим как “Выполнено” и дописываем, что клиент не смог сегодня связаться).

Если есть критичные моменты, мешающие выполнению важного регламента (например, проверка бекапов), обязательно уведомить руководство и менеджера проекта.

Если вы выявили в своей работе ситуацию, где необходим регламент (возможно, он уже есть, но не назначен вам), то уведомите ответственного по назначению регламентов.

Ежедневно утром и вечером проверяйте в “Активности” наличие работ по регламенту. Важные регламенты делаем в первую очередь. В некоторых ситуациях вы можете попросить выполнить фактическую работу по регламенту другого человека. При этом он записывает время работы в общий таймлог, а вы устанавливаете таймлог в регламенте 1 минуту и комментарий, что выполнял другой человек. При этом ответственность по выполнению регламента лежит на вас.

Руслан Раянов