Как оформить отношения с волонтером (добровольцем)

Привлечение волонтеров — отличный способ решить социальные задачи, провести мероприятие или усилить команду без серьезных затрат на фонд оплаты труда. Но слово «доброволец» не означает «вне закона». Отношения с волонтером нужно оформлять корректно, чтобы защитить и его, и свою организацию. Вот как это сделать по закону № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности».

Кто такой волонтер и чем он не является?

Волонтер (доброволец) — это физическое лицо, которое осуществляет благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг. Ключевое слово — безвозмездное.

Волонтер — это не работник, а значит, на него не распространяется Трудовой кодекс. Вы не заключаете с ним трудовой договор, не платите зарплату, не делаете записей в трудовую книжку и не уплачиваете страховые взносы (за некоторыми исключениями, о которых ниже).

Основной документ: Гражданско-правовой договор с волонтером

Хотя работа безвозмездная, устной договоренности недостаточно. Основной документ, который вы должны заключить с волонтером, — это гражданско-правовой договор. Его часто называют «договор о добровольческой (волонтерской) деятельности».

Что обязательно включить в договор:

• Предмет договора: Четкое описание работ или услуг, которые будет выполнять волонтер (например, «распространение информационных материалов», «помощь в регистрации гостей на мероприятии»).
• Сроки выполнения работ.
• Условия осуществления добровольческой деятельности: Место, режим, особенности работы.
• Принципы и порядок возмещения расходов волонтера. Это критически важный пункт!
• Порядок прекращения договора.

Самый сложный вопрос: Возмещение расходов волонтеру

Вы не можете платить волонтеру зарплату или вознаграждение. Но вы обязаны по закону компенсировать ему связанные с деятельностью расходы. Это не оплата труда, а именно компенсация.

Какие расходы можно и нужно компенсировать:

• Проезд к месту осуществления волонтерской деятельности и обратно.
• Питание (суточные).
• Средства индивидуальной защиты (если нужны).
• Оплата проживания (если волонтер приехал из другого города).

Как это оформить юридически чисто:

1. В договоре с волонтером прямо укажите, какие именно расходы и в каком порядке подлежат возмещению.
2. Волонтер предоставляет вам авансовый отчет с приложением оправдательных документов: билетов, чеков, квитанций.
3. На основании отчета вы выдаете волонтеру денежные средства под отчет или компенсируете его фактические затраты.

Внимание! Если вы просто будете ежемесячно перечислять волонтеру некую сумму без подтверждающих документов, налоговая инспекция может расценить это как выплату вознаграждения по трудовому договору. Это повлечет доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пени.

Отличия от трудового договора: памятка для бухгалтерии

• Трудовая книжка: Запись не вносится.
• Страховые взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ: Не уплачиваются, так как нет объекта обложения (выплат в рамках трудовых отношений).
• Страховые взносы от несчастных случаев (НС и ПЗ): Уплачиваются, если это прямо предусмотрено договором с волонтером! Это ваша страховка на случай, если волонтер получит травму. Тариф обычно такой же, как и по основному виду деятельности организации.
• НДФЛ: С сумм компенсации расходов (при наличии подтверждающих документов) НДФЛ не удерживается. С любых других выплат (которые нельзя классифицировать как компенсацию) — удерживается.

Дополнительные документы

• Заявление волонтера: Иногда практикуется, где волонтер письменно изъявляет желание работать безвозмездно.
• Памятка/инструкция для волонтера: Описание его задач, правил поведения, контактов куратора.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности: Если волонтер будет работать с ценностями (деньгами, товаром), такой договор можно и нужно с ним заключить.

Итог: Оформление волонтеров — зона повышенного внимания со стороны проверяющих органов. Правильно составленный договор и четкий документооборот по компенсациям — ваша защита от претензий. Вы оказываете поддержку волонтеру, а грамотное оформление оказывает поддержку вашему бизнесу или НКО.