Как вести кассовую дисциплину для ИП и ООО в 2025

Кассовая дисциплина — это не про кассовые аппараты, а про правила работы с наличными деньгами. Даже в век цифровизации наличные расчеты никуда не делись, а ошибки в их оформлении стоят предпринимателям тысяч рублей штрафов. Правила одинаковы и для ИП, и для ООО, но есть важные отличия.

Что такое кассовая дисциплина в 2024 году

Кассовая дисциплина — это набор правил:

• Как принимать наличные: от клиентов, из банка
• Как хранить наличные: лимит кассы, сейф
• Как выдавать наличные: сотрудникам, под отчет
• Как оформлять операции: какие документы вести
• Как сдавать наличные в банк: инкассация, депозит

Эти правила устанавливает ЦБ РФ, а проверяет ФНС. Штрафы: для ИП — до 5000 руб, для ООО — до 50 000 руб.

Лимит остатка кассы: что изменилось

Лимит кассы — это максимальная сумма наличных, которую можно хранить в кассе на конец дня. С 2023 года:

• ИП и малые предприятия (до 100 сотрудников, выручка до 800 млн): могут не устанавливать лимит
• Остальные ООО: обязаны устанавливать лимит приказом

Даже если вы не устанавливаете лимит, превышать разумные пределы не стоит — это может вызвать вопросы при проверке.

Кассовые документы: что обязательно вести

Минимальный набор документов для всех:

• Приходный кассовый ордер (ПКО): на каждое поступление наличных
• Расходный кассовый ордер (РКО): на каждую выдачу наличных
• Кассовая книга: свод всех операций за день
• Книга учета принятых и выданных средств: если есть несколько кассиров

Документы можно вести электронно, но они должны быть подписаны электронной подписью.

Порядок работы с наличными: пошагово

Прием наличных:
1. Оформите ПКО — укажите от кого, за что, сумму
2. Подпишите у руководителя (можно заранее)
3. Внесите запись в кассовую книгу
4. Отдайте квитанцию к ПКО клиенту (если это клиент)

Выдача наличных:
1. Оформите РКО — укажите кому, на что, сумму
2. Подпишите у руководителя
3. Получите расписку получателя
4. Внесите запись в кассовую книгу

Каждый ПКО и РКО имеют уникальный номер и регистрируются в журнале.

Выдача денег под отчет

Частая операция, где много ошибок. Правила:

• Срок выдачи: не более 3 месяцев
• Оформление: заявление сотрудника + приказ
• Отчетность: авансовый отчет + оправдательные документы
• Возврат неизрасходованных средств: в течение 3 рабочих дней
• Удержание из зарплаты: если сотрудник не отчитался

Не выдавайте новые деньги, пока не закрыт предыдущий аванс.

Отличие кассовой дисциплины от ККТ

Не путайте:

• Кассовая дисциплина: правила работы с наличными внутри компании
• ККТ (кассовый аппарат): правила расчетов с клиентами

Можно нарушить кассовую дисциплину, но иметь идеальный порядок с ККТ, и наоборот.

Электронная кассовая дисциплина

С 2023 года можно полностью перейти на электронные документы:

• Электронные ПКО и РКО: подписанные ЭП
• Электронная кассовая книга: в Excel или спецпрограмме
• Отправка документов по email: вместо бумажных квитанций
• Хранение в облаке: 5 лет для ООО, 4 года для ИП

Преимущества: не нужно распечатывать, легко искать, нельзя потерять.

Частые ошибки и штрафы

Что проверяет налоговая и за что штрафует:

• Неоформленные операции: 10 000 - 30 000 руб для ООО
• Превышение лимита кассы: 40 000 - 50 000 руб для ООО
• Накопительные операции: когда несколько операций оформляют одним ордером
• Несвоевременная сдача выручки: сверхлимитные суммы нужно сдавать в банк
• Отсутствие кассовой книги: даже если операций не было

Для ведения кассовой дисциплины удобно использовать автоматизированные системы вроде Falcon Space, где все документы формируются автоматически, а лимиты контролируются в реальном времени.

Упрощенка для малого бизнеса

Для микробизнеса есть послабления:

• Можно не вести кассовую книгу: если вы ИП без сотрудников
• Можно не оформлять ПКО и РКО: при расчетах с физлицами через ККТ
• Лимит кассы не обязателен: для малых предприятий и ИП
• Упрощенный порядок подотчета: можно выдавать деньги без заявления

Но если у вас есть сотрудники или вы работаете с юрлицами — правила общие.

Проверка кассовой дисциплины

Как подготовиться к проверке:

• Проверьте наличие всех документов: за последние 3 месяца
• Сверьте остатки: в кассовой книге и по факту
• Убедитесь в правильности оформления: все подписи, печати, даты
• Подготовьте приказы: о назначении кассира, об установлении лимита
• Проверьте сроки хранения: документы должны храниться 5 лет

Итог: кассовая дисциплина — это не сложно, если выстроить систему один раз. Настройте шаблоны документов, назначьте ответственного, проводите ежедневное закрытие кассы. 15 минут в день сэкономят вам десятки тысяч рублей на штрафах и избавят от головной боли при проверках.