Как вести раздельный учет при совмещении УСН и ЕНВД

Совмещение налоговых режимов — законный способ оптимизировать налоговую нагрузку, но он требует строгого раздельного учета доходов и расходов. Ошибки в таком учете могут привести к доначислению налогов, штрафам и пеням. Правильно организованный раздельный учет защитит ваш бизнес от претензий налоговой и поможет точно определить налоговые обязательства по каждому виду деятельности.

Когда требуется раздельный учет?

Раздельный учет обязателен, когда вы одновременно ведете:

• Деятельность, облагаемую УСН (упрощенная система налогообложения)
• Деятельность, переведенную на ЕНВД (единый налог на вмененный доход)

Например, вы имеете магазин розничной торговли (переведен на ЕНВД) и одновременно оказываете оптовые услуги по продаже товаров другим предпринимателям (на УСН).

Шаг 1: Организационное закрепление раздельного учета

Начните с формального закрепления порядка ведения учета в учетной политике организации.

• Разработайте и утвердите учетную политику: Включите в нее раздел о порядке ведения раздельного учета при совмещении УСН и ЕНВД. Это ваш главный документ при проверках.
• Определите принципы распределения доходов: Доходы обычно распределять проще — они четко относятся либо к УСН, либо к ЕНВД в зависимости от вида деятельности.
• Установите методику распределения расходов: Это самая сложная часть. Нужно определить, как распределять общие расходы (аренда, коммунальные услуги, зарплата административного персонала) между разными видами деятельности.

Шаг 2: Раздельный учет доходов

Доходы нужно учитывать раздельно по каждому налоговому режиму.

• Для УСН: Учитывайте все доходы от деятельности на упрощенке в Книге учета доходов и расходов.
• Для ЕНВД: Доходы в рамках вмененной деятельности не влияют на расчет налога, но их все равно нужно учитывать для расчета физических показателей (площадь торгового зала, количество работников).
• Технические решения:
  • Используйте разные банковские счета для разных видов деятельности
  • Вводите разные номенклатурные группы в учетной системе
  • Присваивайте контрагентам метки (УСН или ЕНВД)
  • Используйте разные кассовые аппараты или разные смены на одном аппарате

Шаг 3: Раздельный учет расходов — ключевой момент

Расходы делятся на три категории, и для каждой свой подход.

• Прямые расходы по УСН: Четко связаны с деятельностью на упрощенке. Учитываются полностью в расходах УСН.
• Прямые расходы по ЕНВД: Связаны только с вмененной деятельностью. Не уменьшают налог УСН, но могут учитываться при расчете единого налога в некоторых случаях.
• Косвенные (общехозяйственные) расходы: Самый сложный блок. Это расходы, которые нельзя однозначно отнести к одному виду деятельности (аренда всего помещения, зарплата директора, бухгалтерские услуги, коммунальные платежи).

Шаг 4: Распределение косвенных расходов

Для распределения общих расходов нужно выбрать экономически обоснованный показатель.

• Выбор базы распределения: Чаще всего используют:
  • Долю доходов от каждого вида деятельности в общей сумме доходов
  • Площадь помещений, используемых для каждого вида деятельности
  • Численность работников, занятых в каждом виде деятельности
• Пример расчета: Общая сумма аренды — 100 000 руб. в месяц. Доходы от УСН — 800 000 руб., от ЕНВД — 200 000 руб. Общая сумма доходов — 1 000 000 руб.
  • Доля УСН = 800 000 / 1 000 000 = 80%
  • Доля ЕНВД = 200 000 / 1 000 000 = 20%
  • Аренда к учету на УСН = 100 000 × 80% = 80 000 руб.
  • Аренда к учету на ЕНВД = 100 000 × 20% = 20 000 руб.
• Закрепите метод в учетной политике: Выбранный метод распределения должен быть зафиксирован в учетной политике и применяться последовательно из квартала в квартал.

Шаг 5: Учет основных средств и НДС

Особого внимания требуют основные средства и НДС.

• Основные средства: Если актив используется в обоих видах деятельности, его стоимость и амортизация распределяются пропорционально выбранной базе. При этом для УСН расходы на ОС признаются после оплаты и ввода в эксплуатацию.
• НДС при совмещении режимов: Если вы являетесь плательщиком НДС (например, при импорте), нужно вести раздельный учет входного НДС:
  • НДС по товарам (работам, услугам), используемым в деятельности на УСН, учитывается в их стоимости
  • НДС по товарам (работам, услугам), используемым в деятельности на ЕНВД, принимается к вычету
  • НДС по общехозяйственным расходам распределяется пропорционально доле доходов

Шаг 6: Практическая реализация и отчетность

Организуйте процесс так, чтобы учет велся системно, а не эпизодически.

• Используйте специализированные программы: Настройте учетную систему (1С, SaaS-решения) для автоматического распределения расходов по установленным правилам.
• Ведите вспомогательные регистры: Создайте таблицы Excel или другие регистры для ежемесячного расчета распределения расходов.
• Подготовка отчетности:
  • По УСН: заполняйте декларацию, учитывая только доходы и расходы, относящиеся к упрощенке
  • По ЕНВД: заполняйте декларацию на основе физических показателей
  • В обоих декларациях указывайте, что ведется совмещение режимов
• Сохраняйте документы: Все первичные документы, расчеты распределения, учетную политику храните не менее 4 лет.

Важные предупреждения: Налоговая инспекция особенно тщательно проверяет компании, совмещающие режимы. Любое расходование средств должно быть экономически обоснованным и документально подтвержденным. Если вы не сможете доказать правильность распределения, налоговики могут доначислить налоги по УСН.

Раздельный учет при совмещении УСН и ЕНВД — это не бюрократическая формальность, а инструмент налоговой безопасности. Правильно организованный, он позволяет законно минимизировать налоговую нагрузку и избежать проблем при проверках. Если у вас нет компетенций для организации такого учета, лучше обратиться к профессиональному бухгалтеру.