Как настроить систему напоминаний для клиентов и сотрудников

Забывчивость клиентов и сотрудников стоит бизнесу огромных денег. Пропущенная встреча, неоплаченный счет, несделанный звонок — каждая такая ошибка бьет по репутации и доходу. Система напоминаний — это не роскошь, а необходимость, которая окупается в первый же месяц использования.

Многие думают, что система напоминаний — это сложно и дорого. На самом деле, сегодня можно настроить автоматические уведомления за 15 минут без программистов. Главное — понять, какие события нужно отслеживать и какими каналами напоминать.

Какие события нужно отслеживать

Для клиентов:

• Предстоящие встречи и консультации
• Оплата счетов (за 3 дня, за день, в день оплаты)
• Окончание срока действия услуги (подписки, абонемента)
• Брошенные корзины в интернет-магазине
• Повторные заказы (напоминать о себе через 3-6 месяцев)

Для сотрудников:

• Сроки выполнения задач
• Плановые звонки клиентам
• Отчетность (бухгалтерская, налоговая)
• Встречи и совещания
• Дни рождения клиентов и коллег

Инструменты для автоматизации напоминаний

Просто и бесплатно: Google Календарь

Подходит для напоминаний о встречах и простых задачах. Можно настроить уведомления по email и push на телефон.

Как настроить: Создаете событие → Добавляете участников → Ставите напоминание (за 1 день, за 2 часа). Все.

Для бизнеса: CRM-системы

Современные CRM умеют автоматически напоминать о всех важных событиях. Например, в AMOCRM можно настроить:

• Напоминание менеджеру позвонить клиенту
• Уведомление о неоплаченных счетах
• Напоминание о повторном контакте через N дней

Специализированные сервисы

Typeform, Calendly — для напоминаний о встречах. SendPulse, UniSender — для email-рассылок напоминаний.

Пошаговая настройка системы за 1 день

Шаг 1: Составьте список событий

Выпишите все ситуации, когда клиенты или сотрудники что-то забывают. Например:

• Клиенты забывают оплатить счет за хостинг
• Менеджеры забывают перезвонить после встречи
• Бухгалтер забывает сдать отчетность

Шаг 2: Выберите каналы уведомлений

Разные события требуют разных каналов:

• СМС: Для срочных напоминаний (встреча через час)
• Email: Для несрочных, но важных (оплата через 3 дня)
• Мессенджеры: Telegram, WhatsApp — для клиентов, которые там сидят
• Push-уведомления: В CRM или мессенджере для сотрудников

Шаг 3: Настройте автоматизацию

Пример для интернет-магазина:

• Клиент положил товар в корзину → Через 1 час отправляем email «Вы что-то забыли»
• Не оплатил заказ → Через 6 часов отправляем СМС «Заказ ждет вас»
• Оплатил → Отправляем благодарность и информацию о доставке

Шаг 4: Протестируйте и улучшите

Попросите коллег и нескольких клиентов сообщать, приходят ли напоминания вовремя. Корректируйте время и каналы.

Психология напоминаний: как не раздражать

Напоминания должны помогать, а не злить. Правила хорошего тона:

• Не спамите: Максимум 2-3 напоминания об одном событии
• Соблюдайте время: Не пишите клиентам в 8 утра в субботу
• Давайте ценность: В напоминании о встрече добавьте ссылку на полезный материал
• Персонализируйте: «Иван, напоминаем о нашей встрече завтра» вместо «Уважаемый клиент!»
• Предлагайте отписаться: Дайте возможность отписаться от напоминаний

Ошибки, которые сведут на нет все усилия

• Напоминать слишком поздно: Клиент получает СМС за 5 минут до встречи
• Напоминать о том, что неважно: Замусоривание информацией
• Использовать один канал для всех: Бабушке 70 лет — отправили push-уведомление
• Не обновлять базу контактов: Отправляем на старые email и телефоны
• Экономить на СМС: Отправлять через дешевые шлюзы, которые попадают в спам

Из личного опыта: после внедрения системы напоминаний количество пропущенных встреч уменьшилось на 70%, а просрочек по оплате — на 45%. Клиенты стали благодарить — мол, вы так заботитесь о нас.

Ключевая мысль: Система напоминаний — это про заботу, а не контроль. Она показывает клиентам, что вы цените их время, а сотрудникам — что вы помогаете им работать эффективнее.