Как настроить виртуальную АТС для офиса и отдела продаж

Виртуальная АТС — это как обычная офисная телефонная станция, только лучше. Она не требует покупки дорогого оборудования, настраивается за час и работает через интернет. Для отдела продаж это не просто телефон, а инструмент контроля и аналитики, который увеличивает конверсию звонков на 20-30%.

Многие до сих пор думают, что виртуальная АТС — это сложно и дорого. На самом деле, сегодня можно подключить полнофункциональную станцию за 1000 рублей в месяц без договоров и оборудования. Главное — правильно ее настроить под свои задачи.

Что дает виртуальная АТС бизнесу

Для отдела продаж:

• Запись разговоров — чтобы анализировать работу менеджеров
• Статистику звонков — кто сколько звонит, какая конверсия
• Определение источника звонка — откуда пришел клиент
• Интеграцию с CRM — автоматическое создание лидов

Для всего офиса:

• Красивый единый номер (8-800 или городской)
• Перевод звонков на мобильные — можно работать из дома
• Голосовое меню (IVR) — «нажмите 1 для отдела продаж»
• Очередь звонков — клиенты не услышат «занято»

Как выбрать провайдера

Основные игроки на рынке: Mango Office, Zadarma, Манго Телеком, Binotel. Критерии выбора:

• Стоимость: Абонентская плата + цена за минуту
• Качество связи: Почитайте отзывы, проверьте самостоятельно
• Функциональность: Нужна ли запись разговоров, интеграция с CRM
• Простота настройки: Сможете ли настроить сами или нужен специалист
• Техподдержка: Скорость и качество ответов

Пошаговая настройка за 1 день

Шаг 1: Регистрация и выбор номера

Зарегистрируйтесь у провайдера, выберите номер:

• 8-800: Для федерального бизнеса, бесплатно для клиентов
• Городской: Для локального бизнеса, вызывает больше доверия
• Мобильный: Дешево, но менее солидно

Шаг 2: Добавление сотрудников

Добавьте в систему всех, кто будет принимать звонки. Укажите их мобильные номера или установите софтфон на компьютер.

Шаг 3: Настройка сценариев

Куда и кому переводить звонки:

• В рабочее время — на менеджеров
• В нерабочее время — на автоответчик или email
• Если менеджер занят — следующему в очереди

Шаг 4: Настройка голосового меню

Запишите приветствие: «Добро пожаловать в компанию Ромашка! Для связи с отделом продаж нажмите 1, для технической поддержки — 2».

Шаг 5: Интеграция с CRM

Настройте автоматическое создание лидов в CRM из входящих звонков.

Особенности настройки для отдела продаж

Распределение звонков

Не просто «кто первый свободен», а умное распределение:

• По опыту менеджера (сложных клиентов — опытным)
• По географии (клиентов из Москвы — менеджерам из Москвы)
• По языку (иностранцев — тем, кто знает язык)

Привязка к рекламе

Настройте разные номера для разных рекламных каналов. Узнаете, откуда приходят звонки.

Скрипты и подсказки

Настройте показ информации о клиенте менеджеру до начала разговора.

Типичные ошибки при настройке

• Слишком сложное голосовое меню: «Нажмите 1, затем 3, затем 7» — клиент положит трубку
• Долгое ожидание: Клиент не будет ждать больше 1-2 минут
• Неправильная музыка: Громкий рок или тишина раздражают
• Отсутствие тестирования: Не проверили перед запуском — получили неработающую систему
• Экономия на номерах: Красивый номер 8-800 стоит дороже, но увеличивает доверие

Как измерить эффективность АТС

Смотрите в статистике:

• Количество пропущенных звонков
• Среднее время ожидания
• Конверсия из звонка в заявку
• Длительность разговоров
• Загрузка менеджеров

В отделе продаж после внедрения АТС обычно видят:

• Увеличение количества обработанных звонков на 15-25%
• Снижение количества пропущенных звонков на 30-50%
• Улучшение качества обслуживания (благодаря записи разговоров)
• Понятную статистику по работе менеджеров

Личный опыт: после настройки АТС в отделе из 5 менеджеров мы увеличили количество обработанных звонков с 70 до 100 в день без найма новых сотрудников. Клиенты перестали жаловаться на «постоянно занято».

Ключевая мысль: Виртуальная АТС — это не расходы, а инвестиция в качество обслуживания клиентов и эффективность отдела продаж. Правильно настроенная станция окупается за 1-2 месяца за счет увеличения конверсии звонков.