Какие есть проблемы у компании при работе в Excel?

Если в вашей компании вся работа ведется через Excel таблицы, то вероятно вы знаете про проблемы работы с Excel, указанные ниже.

  • Неточность занесения данных и чувствительность к ошибкам оператора

  • Сложность построения отчетов

  • Открытые доступы и безопасность.

  • Сложность поиска информации

  • Нельзя внедрить бизнес-правила обработки информации

  • Дополнительные требования к хорошему владению навыками работы с Excel у пользователей

  • Большие файлы медленно открываются и тормозят при работе с ними.

  • Затраты времени на выполнение простых типовых операций (бегать по файлу и вкладкам)

  • Отсутствие уведомлений

  • Долгое ручное формирование отчетов

  • Сложно получать оперативные метрики

  • Отсутствие фиксации действий в системе

  • Нет возможности дать клиентам ограниченный доступ к данным

  • Разграничение функций между разными ролями по определенному объекту (например, заявка)

  • Сложности при одновременной групповой работе с файлами

  • Сложно получать оперативную информацию в реальном времени - нет уведомлений!

  • Нет интеграции с внешними системами - телефония, сайт и др.

  • Excel удобно смотреть только с ПК или ноутбука с большим монитором

  • Все данные необходимо заносить вручную и а в некоторых случаях - даже дублировать ввод.

Что ведут в Excel?

Учет продаж

Учет ресурсов (оборудование, запчасти, ТМЦ и др.)

Учет продаж, Учет ресурсов (оборудование, запчасти, ТМЦ и др.)

Каталог

HR

Каталог

Обработка заявок

Фиксация движения по некоторому длительному процессу

Обработка заявок

Что мы можем предложить вам?

Постепенный переход от Excel

Постепенный переход от Excel к своей системе личных кабинетов, доступных через браузер с настольного ПК, ноутбука, планшета или телефона.

Автоматизация

Последовательная автоматизация процессов под себя, начиная с самых главных процессов.

Уникальный интерфейс

У каждой роли свой интерфейс, заточенные под нужды этой роли.

В чем основные плюсы своего решения по сравнению с EXCEL

  • У каждого участника системы свой интерфейс, который адаптирован под потребности данного пользователя.

  • Уведомления о различных возникающих бизнес-событиях в системе.

  • Скорость получения важной информации пользователями системы.

  • Гибкие метрики и показатели, которые можно получать в режиме реального времени.

  • Аналитика с "проваливанием" вглубь в показатели.

  • Интеграция с внешними системами

  • Уменьшение ручного ввода за счет интеграция с другими системами, из которых поступают данные в нашу систему.

  • Можно использовать различные устройства, например смартфон или планшет

  • Отслеживание любых атомарных действий пользователей в системе и возможность восстановить в деталях историю действий конкретного пользователя в системе.

  • Пользователь имеет доступ только к тем данным, которые ему нужны для работы, а не ко файлу со всей информацией о системе.

  • Можно объединять множество мелких действий в нажатие одной кнопки, что упрощает некоторые сложные типовые операции.

  • Формирование файлов отчетов или экспорт документов.

  • Защита от дурака - в системе можно предусмотреть правила ввода данных, которые уменьшат риски занесения некорректных данных пользователями.

  • У вашего заказчика может быть отдельный кабинет, где он может самостоятельно подавать заявки, отслеживать статус, получать важные уведомления, взаимодействовать с продавцами и т.д.

  • Возможность интеграции с некоторым оборудованием (например сканнеры штрихкодов).

Сколько это стоит?

Бюджет

Внедрение начальной системы может стоить от 300 тыс. руб.

Объем работ

Каждый проект рассчитывается индивидуально, исходя из объема поставленных задач.

Сроки

Внедрение первичной версии может занять 4-6 месяцев с момента начала разработки.

Наша платформа разработки

Falcon Space - конструктор личных кабинетов

Что важно понимать и знать до начала перехода с Excel на Веб?

Итеративный подход

Это итеративный подход, движение по этапам/вехам с промежуточным контролем.

Учет продаж, Учет ресурсов (оборудование, запчасти, ТМЦ и др.)

Создаем рабочее ядро

Создается ядро, внедряется в эксплуатацию, и потом постепенно наращиваются функции по мере потребности.

Каталог

Последовательный подход

Не нужно сразу проектировать полный фарш - т.е. все-все функции в начале проекта. Все делается постепенно по мере необходимости.

Обработка заявок

Первичная рабочая версия

Внедрение первичной версии может занять 4-6 месяцев с момента начала разработки.

Каталог

Как мы работаем?

Изучение

Начальное изучение основных процессов

Состав первичной версии и оценка

Определение состава первичной версии и грубая оценка проекта.

Работа по этапам

Работа по этапам над первичной версией:

  • Определение технического задания на этапам. Этап - около 1 месяца
  • Определение сметы и сроков на этап
  • 100% предоплата по этапу
  • Реализация задач по этапу
  • Приемка текущей версии программы

Сопровождение проекта

Сопровождение проекта - развитие функций программы, решение технических проблем и техническая поддержка пользователей

Наш основной принцип работы

Последовательное достижение цели через открытое сотрудничество

Руслан Раянов

Последовательность - мы следуем нашему процессу разработки и не отклоняемся от него в силу сиюминутных желаний участников проекта. Именно последовательные согласованные действия в итоге приводят к реальному результату.

Открытость позволяет нам проще работать с заказчиком. Это ясные понятные ожидания по проекту, постоянная доступность артефактов проекта, это частые отсечки по результату проекта. Чем более открытый процесс - тем меньше есть необходимость верить на слово.

Цель - это то, что стоит в основании проекта. На нее мы ориентируемся в любых решениях, принимаемых по проекту.

Последовательное достижение цели через открытое сотрудничество

Последовательность - мы следуем нашему процессу разработки и не отклоняемся от него в силу сиюминутных желаний участников проекта. Именно последовательные согласованные действия в итоге приводят к реальному результату.

Открытость позволяет нам проще работать с заказчиком. Это ясные понятные ожидания по проекту, постоянная доступность артефактов проекта, это частые отсечки по результату проекта. Чем более открытый процесс, тем меньше есть необходимость верить на слово.

Цель - это то, что стоит в основании проекта. На нее мы ориентируемся в любых решениях, принимаемых по проекту.

Руслан Раянов

Как происходит контроль с точки зрения Заказчика?

  • На этапе ТЗ он видит прототипы страниц проекта (фото)

  • На этапе приемки этапа он получает доступ к реализованному функционалу

  • У технических представителей Заказчика есть возможность анализировать исходный код в любое время.

  • Еженедельно мы подготавливаем отчеты о движении проекта - что сделали, что планируем делать дальше и какие есть текущие проблемы.

Кому принадлежат права?

Исключительная права на созданный код в рамках договора принадлежат Заказчику.

Не будет ли проблем с переносом данных в Веб-приложение?

Специальные механизмы импорта

Данные можно импортировать через специальные механизмы импорта, разработанные под проект.

Дублировать учет

На начальных стадиях (первые несколько дней) можно дублировать учет в 2 системах, постепенно "забывая" про старый подход.

Выгрузка данных в Excel

Для обратной совместимости со старым способом работы можно делать выгрузки данных в Excel, например, для внешних пользователей.

Где будут храниться мои данные и насколько безопасно хранятся мои данные?

Виртуальный сервер

Данные хранятся на вашем арендованном виртуальном сервере (1cloud.ru)

Ежедневное резервное копирование

В системе делается ежедневное резервное копирование всех данных системы

Протокола SSL (HTTPS)

Доступ к системе производится с использованием защищенного протокола SSL (HTTPS).

Дополнительный резервный сервер

Для обеспечения непрерывности бизнеса в случае сбоев возможно настроить дополнительный резервный сервер, который подменяет основной в случае проблем на данном сервере.

Что необходимо для начала работы?

  1. Определиться с приоритетом по переносу процессов в программу.
  2. Определиться со списком ролей в системе и какие функции будут у них в программе.
  3. Определить, что обязательно должно быть в первой версии.

На основании этого мы сможем дать грубую оценку по срокам и бюджета.

Свяжитесь с нами по виджету внизу справа и укажите первичные данные по проекту