Какие документы нужны при приеме на работу: краткий чек-лист

Наняли первого сотрудника и не знаете, какие документы подготовить? Бумажная волокита пугает многих предпринимателей, но на самом деле все проще, чем кажется. Вот полный чек-лист документов для приема на работу — распечатайте и используйте.

Документы, которые предоставляет сотрудник

Попросите принести эти документы в первый рабочий день (или до него):

• Паспорт гражданина РФ — оригинал для ознакомления, копия для личного дела
• Трудовая книжка — если работа основная, а не по совместительству
• СНИЛС — свидетельство пенсионного страхования
• ИНН — идентификационный номер налогоплательщика
• Военный билет — для военнообязанных
• Документы об образовании — если работа требует специальных знаний
• Справка о наличии (отсутствии) судимости — для некоторых видов деятельности (образование, медицина)

Важно: Не имеете права требовать документы, не предусмотренные законом (например, свидетельство о браке, ИНН, если работа не связана с налогами).

Документы, которые готовит работодатель

Обязательные для всех сотрудников:

• Трудовой договор — в 2 экземплярах (один выдается сотруднику)
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1) — сотрудник знакомится под подпись
• Должностная инструкция — с которой сотрудник знакомится под подпись
• Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Дополнительные документы (рекомендуется):

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда и премировании
• Инструкция по охране труда (для соответствующей должности)
• График работы

Трудовой договор: что должно быть в нем

Не используйте шаблоны из интернета без проверки юристом. Обязательные пункты:

• ФИО сотрудника и наименование работодателя
• Паспортные данные и ИНН сотрудника
• Место и дата начала работы
• Трудовая функция (должность, специальность, квалификация)
• Конкретный вид работы (если принимаете для выполнения определенной задачи)
• Условия оплаты труда (оклад, доплаты, надбавки, премии)
• Режим рабочего времени и времени отдыха
• Характер работы (разъездной, в пути, другой)
• Условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути)
• Условия труда на рабочем месте
• Условие об обязательном социальном страховании

Что делать в первый рабочий день

Пошаговый план:

1. Примите документы от сотрудника, сделайте копии
2. Ознакомьте сотрудника под подпись с локальными актами (правила внутреннего распорядка, должностная инструкция, инструкция по охране труда)
3. Подпишите трудовой договор в 2 экземплярах, один отдайте сотруднику
4. Издайте приказ о приеме на работу, ознакомьте сотрудника под подпись
5. Заполните личную карточку Т-2
6. Если сотрудник принят на основную работу — сделайте запись в трудовой книжке

Частые ошибки и как их избежать

Принимать без трудового договора
Даже если сотрудник "только попробовать" — договор обязателен с первого дня.

Не знакомить с локальными актами
Если сотрудник не расписался в ознакомлении, вы не сможете привлечь его к ответственности за нарушение правил.

Неправильно заполнять трудовую книжку
Ошибки в трудовой могут привести к проблемам при выходе сотрудника на пенсию.

Забывать про испытательный срок
Испытание нужно прописать в договоре до подписания. После начала работы установить испытание нельзя.

Особые случаи

Совместительство

Трудовая книжка хранится у основного работодателя. Заключаете договор, в приказе указываете "по совместительству".

Дистанционная работа

Договор можно заключить электронно через ЭЦП. Трудовую книжку можно не вести, если сотрудник согласен.

Сезонная работа

В договоре обязательно укажите, что работа носит сезонный характер.

Упрощение документооборота

Для автоматизации кадрового делопроизводства можно использовать:

• Сервисы электронного документооборота — Документоборот, СБИС
• Онлайн-бухгалтерии — Контур.Эльба, Мое дело (есть модуль кадров)
• CRM-системы с HR-модулями — например, Falcon Space позволяет вести базу сотрудников, хранить сканы документов и автоматически напоминать о необходимости продления договоров или медосмотров

Правильное оформление сотрудника — это не бюрократия, а защита обеих сторон. У вас есть гарантия, что сотрудник знает свои обязанности, у сотрудника — что его права защищены. Начните с правильно оформленных документов, и дальнейшая работа будет намного проще.