Как составить план найма сотрудников на год

Спонтанный найм — это дорого: срочно ищем, переплачиваем, потом увольняем. Годовой план найма превращает кадровые вопросы из пожарной ситуации в управляемый процесс. Вы заранее знаете, кого, когда и за какие деньги будете искать, и готовитесь к этому.

Зачем планировать найм заранее

Преимущества кадрового планирования:

• Снижение стоимости найма: не нужно платить срочность кадровым агентствам
• Лучшее качество кандидатов: есть время на поиск и проверку
• Равномерная нагрузка на HR: нет авралов и выгорания
• Бюджетная предсказуемость: знаете заранее фонд оплаты труда
• Снижение текучести: тщательный отбор = более лояльные сотрудники

План найма — это не только про экономию, но и про качество команды.

Шаг 1. Анализируем текущую ситуацию

Начните с аудита существующих ресурсов:

• Кто сейчас в штате: должности, нагрузки, компетенции
• Где перегрузки: кто постоянно задерживается, кому нужна помощь
• Кто планирует уйти: декреты, пенсии, карьерные планы
• Какие навыки missing: для реализации планов развития
• Бюджет ФОТ: сколько можно увеличить без ущерба для бизнеса

Проведите interviews с руководителями отделов — они лучше всех видят потребности.

Шаг 2. Связываем найм с бизнес-целями

План найма должен вытекать из стратегии компании:

• Открытие новых точек: нужны управляющие, администраторы
• Запуск нового продукта: требуются специалисты с новыми компетенциями
• Увеличение производства: дополнительные рабочие, мастера
• Выход на новые рынки: маркетологи, продавцы с знанием региона
• Автоматизация процессов: IT-специалисты, аналитики

Если бизнес-целей нет — сначала определите их, потом планируйте найм.

Шаг 3. Определяем потребность в сотрудниках

Методы расчета потребности:

• По объему работ: один менеджер может обрабатывать 50 заявок в день
• По нормам обслуживания: один официант на 4 стола
• По экономическим показателям: на 1 млн руб выручки — 0.2 сотрудника
• По экспертным оценкам: руководители отделов дают прогноз
• По аналогии: как у конкурентов или в предыдущий период роста

Пример: планируем увеличить производство на 40% → нужно на 40% больше рабочих.

Шаг 4. Составляем план-таблицу

Создайте подробную таблицу с колонками:

• Должность: кого ищем
• Количество: сколько человек
• Причина найма: рост, замена, новая функция
• Квалификация: ключевые навыки и опыт
• Зарплатный диапазон: от и до
• Планируемый срок найма: когда должен выйти
• Ответственный: кто вести поиск
• Бюджет на найм: реклама, агентства
• Статус: планируется, в работе, закрыта

Шаг 5. Распределяем найм по кварталам

Не нанимайте всех сразу — распределите нагрузку:

• 1 квартал: ключевые позиции для старта проектов
• 2 квартал: основной набор под летний сезон
• 3 квартал: подготовка к осеннему пику
• 4 квартал: завершающие наймы, подготовка к следующему году

Учитывайте сезонность: в декабре-январе люди меньше ищут работу, в сентябре — больше.

Шаг 6. Планируем бюджет найма

Статьи расходов на найм:

• Реклама вакансий: HH.ru, Avito, соцсети (10-30 тыс руб на позицию)
• Кадровые агентства: 10-30% от годового оклада сотрудника
• Время сотрудников: которые участвуют в отборе
• Испытательный срок: возможна lower продуктивность
• Обучение: вводные курсы, наставничество
• Оборудование рабочего места: компьютер, телефон, мебель

В среднем найм одного сотрудника стоит 30-50% его годового оклада.

Пример плана найма для растущего интернет-магазина

Текущее состояние: 15 сотрудников, выручка 1.5 млн руб/мес
Цель на год: 30 сотрудников, выручка 3 млн руб/мес

План найма:
Январь-март: 2 менеджера по продажам, 1 маркетолог
Апрель-июнь: 3 менеджера, 1 контент-менеджер, 1 дизайнер
Июль-сентябрь: 2 менеджера, 1 SMM-специалист, 1 ассистент
Октябрь-декабрь: 1 старший менеджер, 1 аналитик

Итого: 13 новых сотрудников за год.

Как быть с незапланированным наймом

В жизни всегда есть место сюрпризам. Механизмы на случай:

• Резервный бюджет: 10-15% на внезапные вакансии
• Пулы кандидатов: держите контакты перспективных соискателей
• Внутренний рекрутинг: сначала смотрите внутрь компании
• Аутсорс: на время поиска постоянного сотрудника
• Перераспределение нагрузок: может, нужна не новая ставка, а оптимизация процессов

Для управления планом найма и кандидатами используйте HR-модули в Falcon Space — система поможет отслеживать статусы вакансий, бюджет и процесс онбординга.

Оценка эффективности плана найма

Ключевые метрики для отслеживания:

• Время закрытия вакансии: от открытия до выхода сотрудника
• Стоимость найма: на одного сотрудника
• Процент успешных наймов: кто проработал больше 6 месяцев
• Удовлетворенность руководителей: качеством новых сотрудников
• Влияние на бизнес-показатели: как новые люди повлияли на выручку

Раз в квартал пересматривайте план — что идет по графику, что требует корректировки.

Итог: годовой план найма — это инвестиция в стабильность и рост компании. На его составление уйдет 2-3 дня, но он сэкономит вам десятки часов авралов и сотни тысяч рублей на срочном найме. Начните с простой таблицы — уже это даст вам преимущество перед конкурентами, которые нанимают "по ситуации".