Как оформить ученический договор с сотрудником

Обучать сотрудников — дорого, но не обучать — еще дороже. Ученический договор позволяет готовить кадры под конкретные нужды бизнеса с юридическими гарантиями. Это не просто формальность, а инструмент, который защищает ваши инвестиции в развитие персонала.

Что такое ученический договор и когда он нужен

Ученический договор — это соглашение между работодателем и работником (или будущим работником) о профессиональном обучении за счет работодателя. От обычного обучения отличается:

• Юридической силой: регулируется Трудовым кодексом (гл. 32)
• Обязательством отработать: сотрудник обязуется проработать определенный срок после обучения
• Оплатой в период обучения: выплачивается стипендия, а не зарплата
• Защитой инвестиций: если сотрудник уходит раньше срока — возмещает затраты

Договор нужен когда: обучаете дорогостоящим навыкам, готовите сотрудника под специфические задачи, вкладываете в сертификацию.

Виды ученических договоров

Есть два формата договора:

• С действующим сотрудником: повышение квалификации, переподготовка
• С лицом, ищущим работу: подготовка с последующим трудоустройством

Первый вариант проще — сотрудник уже в штате, известна его мотивация и потенциал. Второй — рискованнее, но позволяет готовить кадры "с нуля".

Шаг 1. Определяем условия обучения

Перед подписанием договора пропишите:

• Цель обучения: какую конкретно профессию/специальность осваивает ученик
• Формат обучения: индивидуальное, бригадное, курсовое, самостоятельно
• Срок обучения: конкретные даты начала и окончания
• Программа: что именно будет изучать, в каком объеме
• Место обучения: на рабочем месте, в учебном центре, онлайн
• Ответственного за обучение: наставника, мастера

Чем конкретнее условия, тем проще потом доказывать их нарушение.

Шаг 2. Рассчитываем стипендию и срок отработки

По закону стипендия не может быть ниже МРОТ. Рекомендуемые параметры:

• Размер стипендии: 100-150% от будущего оклада
• Срок отработки: пропорционально затратам на обучение (1 месяц обучения = 2-6 месяцев отработки)
• Затраты на обучение: стоимость курсов, зарплата наставника, материалы, командировочные

Пример: обучение стоило 100 000 руб, срок отработки — 12 месяцев. Если сотрудник уходит через 6 месяцев — возмещает 50 000 руб.

Шаг 3. Составляем договор

Обязательные пункты ученического договора:

• Предмет договора: какая профессия осваивается
• Срок действия: дата начала и окончания обучения
• Права и обязанности сторон: что должен работодатель, что — ученик
• Время обучения: график, продолжительность
• Размер стипендии: точная сумма и порядок выплаты
• Обязательство трудиться: срок после обучения
• Возмещение затрат: условия и порядок компенсации
• Ответственность сторон: штрафы за нарушение

Договор составляется в двух экземплярах, оба имеют равную юридическую силу.

Шаг 4. Организуем процесс обучения

Во время обучения важно:

• Освободить от основной работы: на время учебы сотрудник не выполняет обычные обязанности
• Вести учет времени: фиксировать часы обучения в табеле
• Контролировать прогресс: промежуточные аттестации, тесты
• Обеспечить условия: материалы, оборудование, доступ к ресурсам
• Назначить наставника: который отвечает за результат обучения

Обучение не должно мешать основной работе — это отдельный процесс.

Шаг 5. Проводим итоговую аттестацию

По окончании обучения:

• Создайте комиссию: руководитель, наставник, специалист
• Разработайте критерии оценки: тесты, практические задания
• Оформите протокол: с результатами аттестации
• Издайте приказ: о допуске к работе по новой специальности
• Внесите запись в трудовую: если это переподготовка

Аттестация — доказательство того, что обучение прошло успешно.

Образец ученического договора (ключевые пункты)

1. Предмет договора
Работодатель обязуется организовать профессиональное обучение по профессии "Менеджер по интернет-маркетингу", а Ученик обязуется пройти обучение и по его окончании проработать по полученной профессии у Работодателя не менее 12 месяцев.

2. Стипендия
Работодатель выплачивает Ученику стипендию в размере 40 000 (Сорок тысяч) рублей ежемесячно.

3. Обязательство по отработке
В случае увольнения без уважительных причин до истечения срока отработки Ученик обязан возместить Работодателю затраты на обучение в пропорциональной неотработанному времени сумме.

Типичные ошибки при оформлении

Что делает договор недействительным:

• Несоответствие ТК РФ: условия ухудшают положение ученика
• Размер стипендии ниже МРОТ: даже если сотрудник согласен
• Отсутствие программы обучения: непонятно, чему учили
• Совмещение с основной работой: без сокращения рабочего времени
• Неверный расчет компенсации: включаются не все затраты

Для учета всех ученических договоров и сроков отработки удобно использовать HR-модуль в Falcon Space — система автоматически рассчитает компенсацию при досрочном увольнении и напомнит о завершении сроков отработки.

Как взыскать компенсацию при досрочном увольнении

Если сотрудник уходит раньше срока:

1. Направьте претензию: с расчетом суммы к возмещению
2. Удержите из расчета: если сотрудник согласен и есть что удерживать
3. Подайте в суд: если добровольно не компенсирует
4. Подготовьте доказательства: договор, чеки, приказы, расчеты

Суды обычно встают на сторону работодателя, если договор составлен правильно.

Альтернативы ученическому договору

Если не хотите связываться с формальностями:

• Договор о повышении квалификации: без обязательства отработать
• Корпоративное обучение: внутренние тренинги без юридического оформления
• Образовательный кредит: компания оплачивает, сотрудник возвращает частями
• Соглашение о конфиденциальности: если боитесь ухода к конкурентам

Но только ученический договор дает гарантии возврата инвестиций.

Итог: ученический договор — это страховка инвестиций в развитие персонала. На оформление уйдет 2-3 дня, но вы получите юридическую защиту на случай, если обученный сотрудник захочет уйти. Используйте его для дорогостоящего обучения — оно того стоит.