Как составить должностную инструкцию для сотрудника

Должностная инструкция — это не просто бумажка для отдела кадров. В малом бизнесе, где каждый сотрудник на виду, этот документ становится фундаментом для порядка, ясности и эффективной работы. Правильно составленная инструкция предотвращает конфликты, спасает от хаоса и четко отвечает на вопрос «кто за что отвечает».

Многие предприниматели считают ее формальностью, пока не сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник говорит: «Это не входило в мои обязанности». Чтобы избежать таких проблем, давайте разберемся, как создать работающий документ.

Зачем вам это нужно? Прямая выгода для бизнеса

Прежде чем браться за составление, понимайте, какую практическую пользу вы получите:

• Экономия времени руководителя. Новый сотрудник быстрее входит в курс дела, а вам не нужно по сто раз объяснять одно и то же.
• Четкость в оценке работы. Инструкция — это объективный критерий для премирования, декремирования или, в крайнем случае, увольнения. Снижаются споры и недопонимание.
• Защита от «растекания обязанностей». В маленьком коллективе есть соблазн загрузить того, кто лучше всего работает, все новыми задачами. Инструкция помогает распределять нагрузку справедливо.
• Упрощение найма. Вы нанимаете человека под конкретные задачи, которые уже прописаны на бумаге.

Из чего состоит рабочая должностная инструкция: структура

Забудьте о сложных канцеляризмах. Ваш документ должен быть простым, понятным и конкретным.

1. Общие положения

• Должность: точное название, например, «Менеджер по продажам».
• Подчиненность: кому непосредственно подчиняется сотрудник («Подчиняется непосредственно директору ООО «Вектор»).
• Порядок найма и увольнения: кем назначается на должность и освобождается от нее (обычно приказом генерального директора).
• Требования: что сотрудник должен знать и каким опытом обладать. Будьте конкретны: «Опыт работы в продажах от 1 года», «Знание 1С», «Умение работать в MS Excel на уровне составления сводных таблиц».

2. Должностные обязанности

Это самый важный раздел. Он должен отвечать на вопрос «Что сотрудник делает каждый день?». Распишите все максимально подробно. Не «ведет клиентскую базу», а «ежедневно вносит данные о новых клиентах в CRM-систему, обновляет контакты и историю взаимодействия».

Разделите обязанности на регулярные (ежедневные, еженедельные) и периодические (ежемесячные, квартальные).

3. Права

Какие полномочия есть у сотрудника для выполнения своих обязанностей? Это мотивирует и дает ощущение ответственности. Например:

• Запрашивать у коллег информацию, необходимую для работы.
• Подписывать документы в пределах своей компетенции (например, коммерческие предложения на сумму до 50 000 руб.).
• Вносить предложения по улучшению работы отдела.

4. Ответственность

Здесь вы указываете, за что именно сотрудник несет ответственность. Избегайте расплывчатых формулировок «несет ответственность за невыполнение обязанностей». Лучше так:

• Несет материальную ответственность за сохранность вверенного оборудования (ноутбука, телефона).
• Несет дисциплинарную ответственность за нарушение сроков подготовки еженедельного отчета.

Важно: Этот раздел не должен противоречить законодательству. Полную материальную ответственность, например, нужно оформлять отдельным договором.

5. Взаимодействие

Критически важный пункт для микробизнеса, где все процессы завязаны друг на друге. Пропишите:

• С кем и по каким вопросам сотрудник взаимодействует внутри компании (бухгалтер, маркетолог, коллеги).
• С какими внешними контрагентами он работает (клиенты, поставщики, курьерские службы).

Практические шаги по созданию инструкции

Шаг 1. Возьмите за основу профстандарт или ЕКС. Это надежная основа, особенно для регулируемых профессий. Но адаптируйте их под свою реальность.

Шаг 2. Поговорите с действующим сотрудником. Если должность уже есть, спросите у человека, чем он занимается на самом деле. Вы можете обнаружить задачи, о которых забыли.

Шаг 3. Опишите результат. По каждой обязанности подумайте: «Какой итог я хочу получить?». Ориентируйтесь на результат.

Шаг 4. Согласуйте с юристом. Особенно разделы про ответственность и требования. Это убережет от спорных ситуаций в будущем.

Шаг 5. Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель. Сотрудник должен прочитать ее и поставить подпись до начала работы. Храните один экземпляр у себя, второй — у сотрудника.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Слишком общие и размытые формулировки.
  Решение: Используйте глаголы действия: «составляет», «согласовывает», «отправляет», «контролирует».
• Ошибка: Инструкция не соответствует реальности.
  Решение: Регулярно (раз в год) пересматривайте и актуализируйте документ. Бизнес меняется, меняются и обязанности.
• Ошибка: Инструкция написана сложным языком.
  Решение: Пишите так, чтобы было понятно самому сотруднику, без специального образования.

Должностная инструкция — это живой документ. Она не должна пылиться в папке. Используйте ее как инструмент управления: при постановке задач, проведении атестации и решении спорных ситуаций. Вложение времени в ее создание сегодня сэкономит вам массу нервов и ресурсов завтра.

Кстати, если вам нужна система, где роли и права сотрудников четко разграничены — например, чтобы менеджер по продажам видел только свои сделки, а бухгалтер — свои документы, вам может помочь платформа для создания сайтов с личными кабинетами Falcon Space. В ней можно не только прописать обязанности на бумаге, но и закрепить их в цифровом рабочем пространстве сотрудника.