Как списать безнадежный долг и уменьшить на него налоги

Безнадежный долг — как аппендицит: чем дольше терпишь, тем опаснее последствия. 45% малых бизнесов носят в отчетности "мертвые" долги, платя с них налоги и искажая реальную картину прибыльности. При этом закон позволяет списать такие долги и вернуть часть уплаченных налогов — но только при соблюдении строгих правил.

Списание безнадежного долга — это не признание поражения, а финансовая гигиена. Правильно проведенное списание улучшает показатели компании, снижает налоговую нагрузку и освобождает ресурсы для работы с перспективными клиентами.

Что считается безнадежным долгом

Безнадежный долг — это задолженность, которую невозможно взыскать. НК РФ дает четкое определение:

• Истек срок исковой давности: 3 года с момента возникновения долга
• Обязательство прекращено: Постановление суда о невозможности взыскания
• Ликвидация организации-должника: Исключение из ЕГРЮЛ
• Невозможность исполнения: Решение государственного органа
• Смерть физического лица-должника: При отсутствии наследников

Самая распространенная причина — истечение срока исковой давности.

Срок исковой давности: как правильно считать

Общий срок исковой давности — 3 года. Но важно правильно определить момент отсчета:

Для договоров с конкретным сроком исполнения

Срок начинает течь с момента, когда обязательство должно было быть исполнено.

Пример:
Договор поставки с оплатой до 15 января 2024 года
Срок исковой давности начинает течь с 16 января 2024 года
Истекает 16 января 2027 года

Для договоров без конкретного срока

Срок начинает течь с момента предъявления требования об исполнении.

Пример:
Выполнили работу 10 марта 2024 года
Направили счет 15 марта 2024 года
Срок исковой давности начинает течь с 16 марта 2024 года
Истекает 16 марта 2027 года

Прерывание срока исковой давности

Срок прерывается, если должник признает долг:

• Частичная оплата
• Подписание акта сверки
• Письменное признание долга
• Просьба об отсрочке

После прерывания срок начинается заново.

Подготовка к списанию: сбор доказательств

Налоговая может запросить подтверждение безнадежности долга. Подготовьте пакет документов:

Для долгов с истекшим сроком давности

• Договор с должником
• Первичные документы: накладные, акты выполненных работ
• Документы, подтверждающие отсчет срока давности
• Выписка из бухгалтерского учета по счету 62 или 76
• Акт инвентаризации дебиторской задолженности

Для ликвидированных организаций

• Выписка из ЕГРЮЛ с отметкой о ликвидации
• Копия решения о ликвидации
• Уведомление из налоговой об исключении компании из реестра

Для невозможности взыскания по решению суда

• Постановление суда о невозможности взыскания
• Постановление судебного пристава о окончании исполнительного производства

Порядок списания безнадежного долга

Шаг 1. Инвентаризация дебиторской задолженности

Проведите инвентаризацию и составьте акт по форме ИНВ-17:

• Перечень всех дебиторов
• Суммы задолженности
• Даты возникновения
• Причины образования долга
• Документы, подтверждающие задолженность

Шаг 2. Издание приказа руководителя

На основании акта инвентаризации издается приказ о списании безнадежной задолженности.

В приказе укажите:

• Перечень списываемых долгов
• Причины списания (истечение срока давности, ликвидация и т.д.)
• Суммы к списанию
• Дату списания

Шаг 3. Отражение в бухгалтерском учете

Проводки для списания дебиторской задолженности:

Для организаций на ОСНО:
Дт 91.2 "Прочие расходы" Кт 62 (76) — списание долга

Для организаций на УСН:
Дт 91.2 Кт 62 (76) — списание долга

Создается забалансовый счет 007 "Списанная в убыток задолженность" — для учета в течение 5 лет.

Налоговые последствия списания

Для организаций на ОСНО

Списанная безнадежная задолженность включается в состав внереализационных расходов (п. 2 ст. 265 НК РФ).

Условия признания расходов:

• Должна быть ранее включена в доходы
• Должны быть документы, подтверждающие безнадежность
• Списание производится в том периоде, когда долг стал безнадежным

Расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Для организаций на УСН "Доходы минус расходы"

Списанная задолженность также включается в расходы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Важное условие: Задолженность должна быть связана с оплатой товаров, материалов, работ, услуг.

Для организаций на УСН "Доходы"

Списание долга не уменьшает налоговую базу, так как эта система не учитывает расходы.

Для ИП на УСН "Доходы"

Аналогично организациям — списание не влияет на налог.

Создание резерва по сомнительным долгам

Проактивный способ минимизировать потери — создавать резерв:

Кто может создавать резерв

• Организации на ОСНО — обязательно
• Организации на УСН "Доходы минус расходы" — по желанию
• ИП на любой системе — не могут

Порядок создания резерва

Размер резерва:
- Для долгов со сроком возникновения свыше 90 дней — полная сумма
- Для долгов со сроком от 45 до 90 дней — 50% суммы
- Для долгов до 45 дней — резерв не создается

Налоговый эффект:
Сумма резерва включается в расходы ежеквартально, уменьшая налог на прибыль.

Ошибки при списании долгов и их последствия

Ошибка 1: Списание долга без документов
Последствие: Налоговая не примет расходы, доначислит налог + штрафы

Ошибка 2: Списание до истечения срока давности
Последствие: Налоговая восстановит расходы, начислит пени

Ошибка 3: Несвоевременное списание
Последствие: Завышение активов, искажение отчетности

Ошибка 4: Списание долга, не включенного ранее в доходы
Последствие: Невозможность учесть в расходах

Практические рекомендации

Регулярная инвентаризация: Раз в квартал проверяйте дебиторку, выявляйте проблемные долги.

Работа с должниками: До истечения срока давности пытайтесь взыскать — направляйте претензии, предлагайте рассрочку.

Документирование всего: Храните все письма, акты, уведомления — они докажут вашу попытку взыскания.

Консультация с бухгалтером: Перед списанием убедитесь, что все условия выполнены.

Автоматизация контроля: Используйте системы, которые отслеживают сроки давности автоматически.

Для управления дебиторской задолженностью можно использовать специализированные инструменты. Например, в Falcon Space есть модуль для контроля сроков исковой давности и автоматического формирования документов для списания безнадежных долгов.

Списание безнадежных долгов — не поражение, а признак финансовой зрелости бизнеса. Начните с инвентаризации своей дебиторки, выделите долги с истекшим сроком давности, правильно оформите их списание и верните часть уплаченных налогов. Когда эта процедура становится регулярной, вы не только очищаете баланс, но и начинаете более осознанно управлять кредитной политикой компании.