Что такое аутсорсинг и какие функции выгодно отдавать на сторону

Когда бизнес растет, а задач становится больше, предприниматель сталкивается с выбором: нанимать новых сотрудников или отдать часть процессов на сторону. Первый вариант кажется надежным, но он требует огромных затрат — не только на зарплаты, но и на налоги, оборудование, обучение. Второй путь — аутсорсинг — часто оказывается спасательным кругом для малого и среднего бизнеса.

Что скрывается за модным словом «аутсорсинг»

Аутсорсинг — это не просто передача задач подрядчику. Это стратегическое решение, когда компания фокусируется на основных процессах, а вспомогательные функции доверяет специализированным организациям. Проще говоря, вы платите за результат, а не за содержание штата.

Вот чем аутсорсинг отличается от других форм сотрудничества:

• От фриланса: вы работаете не с отдельным человеком, а с компанией, которая несет ответственность по договору
• От штатного сотрудника: нет расходов на рабочее место, соцпакет и налоги
• От разовой услуги: аутсорсинг предполагает длительное сотрудничество на регулярной основе

Почему бизнес переходит на аутсорсинг: цифры не врут

Экономия — главный, но не единственный аргумент. По данным исследования, компании экономят до 30% затрат при передаче бухгалтерии на аутсорсинг и до 25% — IT-обслуживания. Но есть и другие преимущества:

• Снижение рисков: подрядчик отвечает за качество и сроки
• Доступ к экспертизе: вы получаете команду специалистов вместо одного сотрудника
• Гибкость: легко масштабировать объем услуг в зависимости от сезона
• Предсказуемость затрат: вы знаете точную сумму расходов каждый месяц

Реальный пример: интернет-магазин одежды передал на аутсорсинг колл-центр и бухгалтерию. При ежемесячном обороте 1,5 млн рублей экономия составила 85 тысяч рублей в месяц compared с содержанием штата. Деньги были перенаправлены на контекстную рекламу.

Какие функции точно стоит отдать на сторону

Опыт тысяч компаний показывает, что некоторые процессы практически всегда выгоднее передавать специалистам.

Бухгалтерский учет и отчетность

Самый популярный вид аутсорсинга в России. Одна ошибка штатного бухгалтера может стоить компании сотни тысяч рублей штрафов. Аутсорсинговая компания берет на себя ответственность и всегда в курсе последних изменений в законодательстве.

Когда переходить: если у вас больше 10 операций в месяц или планируется рост

IT-обслуживание и поддержка

Содержать IT-специалиста в штате дорого, а без него — рискованно. Аутсорсинговые компании предлагают абонентское обслуживание: они следят за работоспособностью техники, защитой данных и быстро решают проблемы.

Когда переходить: у вас больше 5 компьютеров или есть сервер

Юридическое сопровождение

Штатный юрист нужен крупным компаниям с постоянной судебной практикой. Малому бизнесу выгоднее оплачивать услуги по факту: регистрация компаний, проверка договоров, представительство в судах.

Когда переходить: на этапе создания бизнеса или при первых спорных ситуациях с контрагентами

Клининг и уборка помещений

Профессиональные клининговые компании работают эффективнее и дешевле, чем уборщица в штате. У них есть специализированное оборудование и моющие средства.

Когда переходить: площадь офиса или магазина больше 50 м²

Маркетинг и SMM

Создавать маркетинговый отдел с нуля — дорого и долго. Аутсорсинговая команда сразу приступает к работе: настраивает рекламу, ведет соцсети, создает контент.

Когда переходить: когда понимаете, что своими силами не справляетесь с привлечением клиентов

Что оставить в компании: зоны ответственности

Есть процессы, которые критически важны для сохранения контроля над бизнесом:

• Финансовое планирование: только вы должны принимать решения о распределении денег
• Ключевые продажи: работа с основными клиентами требует персонального подхода
• Стратегическое развитие: никто со стороны не определит вектор роста лучше вас
• Управление персоналом: корпоративная культура и мотивация团队 — ваша зона ответственности

Пошаговый план перехода на аутсорсинг

Чтобы не совершить ошибок, действуйте последовательно:

1. Аудит процессов: составьте список всех функций в компании и оцените, сколько времени и денег они отнимают
2. Выбор приоритетов: начните с самых затратных или проблемных направлений
3. Поиск подрядчиков: запросите коммерческие предложения у 3-5 компаний, изучите отзывы
4. Пилотный проект: начните с небольшого объема работ для оценки качества
5. Подписание договора: четко пропишите KPI, сроки и ответственность
6. Контроль и коммуникация: назначьте ответственного за взаимодействие с подрядчиком

Кстати, некоторые предприниматели используют платформы вроде Falcon Space для автоматизации взаимодействия с аутсорсерами. Такие системы позволяют контролировать выполнение задач и обмениваться документами в одном месте.

Ошибки, которые сведут экономию на нет

Неправильный подход к аутсорсингу может создать больше проблем, чем решить:

• Выбор по самой низкой цене: дешево — не значит качественно
• Нечеткое ТЗ: подрядчик не умеет читать мысли
• Полная самоустраненность: контроль все равно необходим
• Передача всех процессов сразу: высокий риск, лучше двигаться постепенно
• Игнорирование обратной связи от сотрудников: штатные специалисты могут помочь в выборе подрядчика

Аутсорсинг — это не панацея, а инструмент. Как молоток: можно построить дом, а можно разбить палец. Все зависит от того, насколько умело вы его используете. Начните с одного направления, оцените эффект, и тогда сможете освободить время и ресурсы для развития бизнеса, а не его обслуживания.