Не понимаете, profitable ли ваш бизнес? Деньги то есть, то нет? Без учета доходов и расходов вы работаете вслепую. Рассказываем о простых методах, которые позволят навести порядок в финансах без найма бухгалтера.

Зачем вообще вести учет

Без финансового учета вы:

• Не знаете, profitable ли бизнес
• Не можете планировать расходы
• Не видите, куда уходят деньги
• Рискуете получить проблемы с налоговой
• Принимаете решения на основе ощущений, а не цифр

Учет — это не сложная бухгалтерия, а просто фиксация того, сколько заработали и потратили.

Метод 1: Таблица Excel/Google Sheets

Самый простой и доступный способ. Создайте таблицу с колонками:

Дата | Сумма | Статья дохода/расхода | Примечание | Категория

Как вести:

• Фиксируйте каждую операцию в день совершения
• Используйте отдельные листы для доходов и расходов
• Создайте категории: "Закупка товара", "Реклама", "Аренда", "Налоги"
• В конце месяца делайте сводку по категориям

Плюсы: Бесплатно, гибко, доступно с любого устройства
Минусы: Нужно постоянно заполнять вручную, легко сделать ошибку

Метод 2: Мобильные приложения для учета

Есть десятки приложений, разработанных specifically для малого бизнеса:

• Дзен-мани: Простой интерфейс, облачная синхронизация
• 1С:Касса: Интеграция с онлайн-кассой, подходит для розницы
• MoneyLover: Удобное мобильное приложение с напоминаниями

Как использовать:

• Установите приложение на телефон
• Настройте категории доходов и расходов
• Вносите операции сразу после совершения
• Пользуйтесь напоминаниями, если забываете вносить

Плюсы: Удобно, есть напоминания, автоматические отчеты
Минусы: Часто платная подписка, ограниченная функциональность

Метод 3: Раздельные счета и карты

Технический способ, который упрощает учет:

• Откройте отдельный расчетный счет для бизнеса
• Получайте все доходы и совершайте все расходы с этого счета
• Используйте бизнес-карту для повседневных расходов
• Скачивайте выписки и импортируйте в Excel или учетную систему

Плюсы: Минимум ручного ввода, все операции в одном месте
Минусы: Не подходит для наличных расчетов, нужна дисциплина

Что обязательно учитывать

Доходы:

• Выручка от продаж (безнал и нал)
• Авансы от клиентов
• Возвраты от поставщиков
• Курсовые разницы (если работаете с валютой)

Расходы:

• Закупка товаров/сырья
• Зарплаты и взносы
• Аренда и коммуналка
• Реклама и маркетинг
• Налоги и сборы
• Оборудование и техника
• Профессиональные услуги (юрист, бухгалтер)

Как анализировать данные

Просто собирать данные недостаточно. В конце каждого месяца:

1. Считайте прибыль:
Прибыль = Все доходы - Все расходы

2. Анализируйте структуру расходов:
Какая категория расходов самая крупная? Можно ли ее оптимизировать?

3. Сравнивайте с предыдущими периодами:
Выросли ли доходы? Увеличилась ли рентабельность?

4. Планируйте следующий месяц:
На основе данных создайте бюджет на следующий месяц.

Частые ошибки и как их избежать

Смешивание личных и бизнес-финансов
Решение: Отдельный счет и карта для бизнеса. Зарплата себе — фиксированная сумма.

Нерегулярность учета
Решение: Выделите 10 минут в конце дня или используйте мобильное приложение.

Учет только безнала
Решение: Не забывайте фиксировать наличные операции. Можно использовать чековые книжки.

Несохранение чеков и документов
Решение: Собирайте все чеки в одну папку или фотографируйте их.

Для более сложных случаев можно использовать специализированные системы. Например, в Falcon Space есть модуль финансового учета, который автоматически агрегирует данные о доходах и расходах, особенно если у вас интегрированы онлайн-платежи и CRM.

Финансовый учет — это как спидометр в машине. Без него вы не знаете, с какой скоростью едете и не перерасходуете ли топливо. Начните с простой таблицы, выработайте привычку регулярно вносить данные, и уже через месяц вы будете понимать свой бизнес гораздо лучше.

----

Как снизить налоги законно: левые схемы или законная оптимизация?

Налоги съедают значительную часть прибыли, и соблазн "сэкономить" велик. Но разница между законной оптимизацией и незаконным уклонением — это разница между спокойным сном и уголовным делом. Разберем, как снизить налоговую нагрузку без риска для бизнеса.

Что такое законная оптимизация налогов

Законная оптимизация — это использование предусмотренных законом льгот, вычетов и специальных режимов для уменьшения налоговой нагрузки. Это не уклонение от налогов, а грамотное налоговое планирование.

Пример законной оптимизации:
Выбор УСН вместо ОСНО, что позволяет платить 6% вместо 20% налога на прибыль.

Пример незаконной схемы:
Создание фирм-однодневок для фиктивного дробления бизнеса.

Законные способы снижения налогов

1. Правильный выбор налогового режима

УСН "Доходы" (6%)
Подходит если: - Мало расходов (услуги, консультации) - Расходы сложно подтвердить документально

УСН "Доходы минус расходы" (15%)
Подходит если: - Большие подтвержденные расходы (торговля, производство) - Расходы составляют более 60% от доходов

Патент (ПСН)
Подходит для: - Небольших видов деятельности из специального перечня - Сезонного бизнеса - Бизнеса с небольшими оборотами

2. Страховые взносы за сотрудников

На УСН "Доходы" можно уменьшить налог на сумму страховых взносов:

• ИП без сотрудников: на 100% взносов
• ИП/ООО с сотрудниками: до 50% от суммы налога

Пример:
Налог к уплате: 60 000 руб.
Взносы за сотрудников: 40 000 руб.
Можно уменьшить налог на 50% = 30 000 руб.
К уплате: 60 000 - 30 000 = 30 000 руб.

3. Включайте в расходы все возможное

На УСН "Доходы минус расходы" и ОСНО тщательно собирайте все обоснованные расходы:

• Зарплата и взносы
• Закупка товаров и сырья
• Аренда офиса и оборудования
• Реклама и маркетинг
• Услуги юристов, бухгалтеров
• Канцелярия, хозтовары
• Обучение сотрудников

Важно: Все расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами.

4. Семейный бизнес

Если супруг/супруга официально работает в бизнесе, можно оптимизировать налоги:

• Зарплата супруга уменьшает налогооблагаемую базу
• ИП может уменьшить налог на взносы за себя и супруга

5. Отсрочка налоговых платежей

Легальные способы отсрочить уплату налогов:

• Авансовые платежи по УСН платятся поквартально
• Налог по патенту можно разбить на два платежа
• Региональные льготы для определенных видов деятельности

Опасные схемы, которых стоит избегать

Дробление бизнеса
Создание нескольких ИП/ООО для искусственного занижения оборотов. Налоговая легко выявляет такие схемы.

Фирмы-однодневки
Использование компаний-прокладок для "обналички" или фиктивных расходов. Уголовно наказуемо.

Завышение расходов
Включение в расходы личных трат или фиктивных услуг. Легко выявляется при проверке.

Сокрытие доходов
Неотражение выручки в учете. Особенно рискованно с онлайн-кассами.

Признаки законной оптимизации

• Есть деловая цель кроме снижения налогов
• Все операции реальны и документированы
• Бизнес прозрачен для проверок
• Отсутствуют фиктивные контрагенты
• Цены соответствуют рыночным

Что делать если налоги все равно высоки

Увеличьте эффективность бизнеса
Часто проблема не в налогах, а в низкой маржинальности. Увеличив цены или снизив себестоимость, вы получите больше прибыли даже при тех же налогах.

Пересмотрите бизнес-модель
Возможно, стоит перейти от продажи товаров к услугам или наоборот, чтобы снизить налоговую нагрузку.

Консультируйтесь с профессионалом
Хороший налоговый консультант за 5-10 тысяч рублей может найти законные способы экономии, которые окупятся многократно.

Для автоматизации налогового учета можно использовать современные системы. Например, Falcon Space имеет модуль налоговой отчетности, который помогает правильно учитывать доходы и расходы и минимизировать ошибки при сдаче отчетности.

Помните: законная оптимизация — это про долгосрочную стратегию, а не про сиюминутную выгоду. Лучше заплатить немного больше налогов, но спать спокойно, чем постоянно бояться проверок и возможных штрафов.