Как выставлять счета и отслеживать оплаты без нервотрепки

Клиенты задерживают оплату, вы теряете счета, а сверка с контрагентами превращается в многочасовой марафон? Проблема не в клиентах, а в отсутствии системы работы со счетами. Вот как навести порядок в этом процессе.

Что должно быть в счете на оплату

Неполная информация в счете — частая причина задержек оплаты. Обязательные пункты:

• Номер и дата счета
• Ваши реквизиты (название, ИНН, КПП, банк)
• Реквизиты плательщика
• Назначение платежа (за что платят)
• Сумма и валюта
• Срок оплаты
• Условия (предоплата, постоплата)
• Ваши контакты для вопросов

Чем понятнее счет, тем быстрее его оплатят.

Способы выставления счетов

1. Ручное создание в Word/Excel

Создаете шаблон, заполняете вручную для каждого клиента.

Плюсы: Бесплатно, полный контроль
Минусы: Легко ошибиться, много времени, сложно отслеживать

2. Онлайн-конструкторы счетов

Сервисы типа Сбербанк Бизнес Онлайн, Тинькофф Бизнес, Контур.Бухгалтерия.

Плюсы: Автоматические шаблоны, напоминания, интеграция с банком
Минусы: Часто платная подписка, ограниченная кастомизация

3. Через интернет-банк

Большинство банков для бизнеса имеют модуль выставления счетов.

Плюсы: Удобно, быстро, клиент может оплатить сразу
Минусы: Привязанность к одному банку

4. Через CRM-систему

Создание счетов прямо из карточки клиента.

Плюсы: Автоматическое отслеживание статуса, история всех платежей
Минусы: Нужно внедрять CRM

Система отслеживания оплат

1. Единый журнал счетов
Таблица в Excel или Google Sheets с колонками: - № счета - Дата выставления - Клиент - Сумма - Срок оплаты - Статус (ожидает, оплачен, просрочен) - Дата оплаты

2. Регулярная сверка
Каждый день проверяйте выписку по счету и отмечайте оплаченные счета.

3. Напоминания клиентам
- За 3 дня до срока: вежливое напоминание - В день срока: уточнение, получили ли счет - После просрочки: звонок или строгое письмо

Как ускорить оплаты

Сделайте оплату максимально простой
- Отправляйте ссылки на онлайн-оплату - Добавляйте QR-коды в счета - Принимайте разные способы оплаты

Автоматизируйте напоминания
Настройте автоматические напоминания за 1-3 дня до срока оплаты.

Предлагайте скидки за предоплату
Даже 2-3% скидки могут значительно ускорить поступление денег.

Установите четкие правила
Пропишите в договорах условия оплаты и штрафы за просрочку.

Работа с просрочками

Лестница напоминаний:

• 1-3 дня просрочки: вежливый email или сообщение
• 4-7 дней: телефонный звонок с уточнением причин
• 8-14 дней: официальное письмо с копией договора
• 15+ дней: предупреждение о передаче дела коллекторам или в суд

Всегда уточняйте причину задержки — иногда это технические проблемы, а не нежелание платить.

Инструменты для автоматизации

Онлайн-бухгалтерии: Контур.Эльба, Мое дело — автоматическое создание и учет счетов.

Специализированные сервисы: FreshBooks, Zoho Invoice — создание профессиональных счетов.

CRM-системы: Например, в Falcon Space есть модуль работы со счетами, который автоматически создает их из заказов, отслеживает оплаты и отправляет напоминания.

Чего нельзя делать при работе со счетами

Не хранить информацию в голове
Рано или поздно что-то забудете.

Не использовать устаревшие реквизиты
При смене банка обязательно уведомляйте всех контрагентов.

Не игнорировать мелкие платежи
Неоплаченные 1000 рублей от 10 клиентов — уже 10000 рублей.

Не бояться напоминать о долгах
Вы оказали услугу — имеете право на оплату.

Система работы со счетами — это не роскошь, а необходимость для любого бизнеса. Начните с простой таблицы учета, внедрите шаблоны счетов, и вы избавитесь от хаоса в финансовых документах.