Как вести производственный учет без сложных систем

Стоит только заговорить о производственном учете, как многие предприниматели представляют себе сложные ERP-системы, кипы бумаг и необходимость нанимать дорогого специалиста. На самом деле, суть производственного учета проста: понимать, во что вам обходится производство каждой единицы продукции и где вы теряете деньги. И для этого не нужны многомиллионные инвестиции в IT.

Правильно организованный учет отвечает на три ключевых вопроса: "Сколько материалов уходит на продукт?", "Сколько времени занимает производство?" и "Какова реальная себестоимость?". Без ответов на эти вопросы вы работаете вслепую, теряя прибыль на каждом изделии.

Базовые принципы учета для малого производства

Прежде чем браться за калькуляторы и таблицы, усвойте три важных принципа:

Принцип 1: Учет должен быть простым. Если для ведения учета вам нужен отдельный сотрудник — вы переусложнили.
Принцип 2: Учет должен быть регулярным. Данные, внесенные раз в квартал, бесполезны.
Принцип 3: Учет должен быть полезным. Вы должны использовать данные для принятия решений, а не для галочки.

Практическое руководство: 4 ключевых блока учета

Блок 1. Учет сырья и материалов

Не пытайтесь учесть каждую копейку — начните с самых дорогих и важных материалов.

Простая система на основе таблицы Excel или Google Таблиц:

Создайте таблицу с колонками:

• Дата операции
• Наименование материала
• Приход (сколько получили)
• Расход (сколько использовали)
• Остаток на складе
• Примечание (например, "для заказа №45")

Поручите ответственному сотруднику раз в день вносить данные о расходе материалов. На это уйдет 10-15 минут, но вы перестанете покупать лишнее и увидите реальный расход.

Как считать расход без сложных формул:
В начале месяца у вас было X единиц материала. В течение месяца вы докупили Y единиц. В конце месяца осталось Z единиц. Реальный расход = (X + Y) - Z. Сравните этот показатель с плановым расходом — разница покажет, где вы теряете материалы.

Блок 2. Учет рабочего времени

В малом производстве зарплата сотрудников часто составляет основную статью затрат. Но если вы не знаете, сколько времени уходит на каждую операцию, вы не можете правильно рассчитать себестоимость.

Простой метод хронометража:
Выберите одну-две недели и попросите сотрудников записывать время начала и окончания каждой значимой операции. Не нужно измерять каждое движение — только ключевые этапы производства.

Результаты могут вас удивить: операция, которая по вашим оценкам занимала 30 минут, на деле тянется 50 минут из-за неоптимальной организации рабочего места.

Блок 3. Учет производственных потерь

Брак, технологические отходы, порча материалов — все это съедает вашу прибыль. Многие предприниматели учитывают только "официальный" брак, закрывая глаза на мелкие, но регулярные потери.

Заведите журнал потерь:

• Дата
• Вид продукции/материала
• Количество
• Причина (брак, порча, технологические потери)
• Стоимость потерь

Уже через месяц вы увидите, какие потери являются системными и с чем нужно бороться в первую очередь.

Блок 4. Расчет себестоимости

Это итог всего учета. Возьмите данные за месяц:

Прямые затраты:
- Материалы: общая стоимость израсходованных материалов
- Зарплата: фонд оплаты труда производственных рабочих
- Прочие прямые затраты: инструменты, спецодежда

Косвенные затраты (распределяемые):
- Аренда помещения
- Коммунальные услуги
- Амортизация оборудования (можно估算 10% от стоимости оборудования в год)
- Зарплата административного персонала

Формула упрощенного расчета:
Общие затраты за месяц / Количество произведенных единиц = Себестоимость единицы продукции

Теперь сравните себестоимость с ценой продажи. Разница — ваша валовая прибыль. Если она меньше 20-30%, ваш бизнес находится в зоне риска.

Анализ данных: превращаем цифры в решения

Собранные данные бесполезны, если вы не делаете выводы. Каждую неделю задавайте себе вопросы:

• По каким материалам расход стабильно превышает плановый? Почему?
• Какие операции занимают больше всего времени? Можно ли их оптимизировать?
• Какой продукт самый прибыльный, а какой — убыточный?
• Каковы основные причины потерь и как их сократить?

На основе этих ответов вы будете принимать взвешенные решения: отказываться от нерентабельных продуктов, пересматривать цены, оптимизировать процессы.

Когда таблиц становится недостаточно

Когда производство растет, вести учет в десятке разных таблиц становится хаотично. На этом этапе стоит задуматься о простой интегрированной системе. Например, на платформе Falcon Space можно создать единую среду, где данные о остатках материалов автоматически связаны с производственными заказами, а расчет себестоимости происходит автоматически. Это избавляет от рутинного ввода данных и снижает вероятность ошибок.

Типичные ошибки начинающих

Ошибка 1: Учитывать только денежные затраты, забывая о времени.
Решение: Время — такой же ресурс, как и материалы. Учитывайте его.

Ошибка 2: Стремиться к 100% точности.
Решение: Учет с точностью 80% сегодня лучше, чем со 100% точностью через полгода.

Ошибка 3: Не использовать полученные данные.
Решение: Если вы не принимаете управленческие решения на основе учета — вы зря тратите время.

Производственный учет — это не бюрократия, а ваш главный инструмент для принятия решений. Начните с простых таблиц, сосредоточьтесь на ключевых показателях и используйте данные для улучшения бизнеса. Уже через месяц вы увидите, насколько более управляемым и предсказуемым стало ваше производство.