Что такое складской учет и как его вести в Excel или сервисах

Теряетесь в количестве товара на складе? Не знаете, что скоро закончится, а что залежалось? Хаотичный складской учет съедает вашу прибыль незаметно, но уверенно. Вот как навести порядок на складе, даже если у вас нет штатного кладовщика.

Зачем малому бизнесу складской учет

Контроль остатков
Знайте точно, сколько товара есть в наличии, чтобы не терять продажи из-за отсутствия товара и не замораживать деньги в излишках.

Борьба с потерями
Учет помогает выявить "пропажи" товара — будь то кражи, ошибки при отгрузке или списание брака.

Оптимизация закупок
Понимание скорости продаж по каждой позиции помогает закупать оптимальными партиями.

Финансовая отчетность
Товар на складе — это актив компании. Без учета невозможно правильно оценить стоимость бизнеса.

Минимальный набор данных для учета

Даже в самой простой системе должны быть:

• Номенклатура — название товара, артикул
• Количество — сколько единиц в наличии
• Себестоимость — цена закупки
• Цена продажи — по которой продаете
• Дата поступления — для контроля срока годности/актуальности
• Место хранения — если склад не один

Ведение учета в Excel: пошаговая инструкция

Создание базы товаров

Лист "Номенклатура" с колонками:

• Артикул (уникальный код)
• Наименование товара
• Категория
• Единица измерения (шт, кг, м)
• Себестоимость
• Цена продажи
• Минимальный остаток (точка заказа)

Журнал приходов

Лист "Приход" с колонками:

• Дата
• Номер накладной
• Поставщик
• Артикул товара
• Количество
• Цена закупки
• Сумма

Журнал расходов

Лист "Расход" с колонками:

• Дата
• Номер накладной/заказа
• Клиент
• Артикул товара
• Количество
• Цена продажи
• Сумма

Оборотно-сальдовая ведомость

Самый важный лист, который автоматически подсчитывает остатки:

=SUMIF(Приход!D:D;A2;Приход!E:E)-SUMIF(Расход!D:D;A2;Расход!E:E)

Эта формула считает: сумма прихода по артикулу минус сумма расхода по артикулу.

Настройка напоминаний

Добавьте колонку "Статус" с формулой:

=ЕСЛИ(C2<=D2;"ЗАКАЗАТЬ";"НОРМА")

Где C2 — текущий остаток, D2 — минимальный остаток.

Плюсы и минусы учета в Excel

Плюсы:

• Бесплатно или недорого
• Гибкая настройка под ваши нужды
• Не требует интернета
• Простота освоения

Минусы:

• Риск потери данных
• Ошибки при ручном вводе
• Сложность совместной работы
• Нет интеграции с онлайн-кассой и сайтом

Специализированные сервисы для складского учета

Когда пора переходить с Excel на сервис:

• Больше 100 товарных позиций
• Несколько точек продаж/складов
• Есть онлайн-магазин
• Несколько сотрудников работают со складом

Популярные сервисы для малого бизнеса:

МойСклад
- От 1667 руб./мес
- Учет, CRM, онлайн-касса
- Интеграция с маркетплейсами

1С:Управление небольшой фирмой
- От 1667 руб./мес
- Полнофункциональная система
- Подходит для разных видов бизнеса

Эвотор
- От 990 руб./мес
- Ориентирован на розницу
- Простой интерфейс

Бесплатные опции в бизнес-платформах
- Например, в Falcon Space есть модуль складского учета в составе пакета

Внедрение складского учета: план на месяц

Неделя 1: Инвентаризация и создание базы

• Пересчитайте весь товар на складе
• Занесите в Excel или сервис
• Назначьте артикулы и категории

Неделя 2: Настройка процессов

• Определите, кто и когда вносит данные о приходе/расходе
• Распечатайте штрих-коды (если используете)
• Настройте точки заказа

Неделя 3: Обучение и тестирование

• Обучите сотрудников работе с системой
• Протестируйте на реальных операциях
• Исправьте ошибки и недочеты

Неделя 4: Анализ и оптимизация

• Проанализируйте первые отчеты
• Скорректируйте минимальные остатки
• Оптимизируйте процессы

Ключевые отчеты для анализа

Обороты по товарам
Какие товары продаются лучше, какие хуже.

Товары с отрицательным остатком
Возможные ошибки в учете или хищения.

Залежавшийся товар
Что не продается больше 30-60-90 дней.

Товары на перезаказ
Что скоро закончится и нужно докупить.

Автоматизация с помощью штрих-кодов

Для ускорения процессов используйте:

• Мобильные сканеры штрих-кодов — подключаются к телефону или планшету
• Приложения для инвентаризации — считайте товар по штрих-кодам
• Принтер этикеток — печатайте свои штрих-коды для товаров без них

Стоимость базового комплекта: 5 000 - 15 000 руб.

Ошибки в складском учете и как их избежать

Несвоевременное внесение данных
Решение: Вносить приход/расход сразу после операции.

Отсутствие регулярной инвентаризации
Решение: Проводить выборочную проверку раз в неделю, полную — раз в месяц.

Нет ответственного
Решение: Назначить одного человека, отвечающего за учет.

Учет без анализа
Решение: Раз в неделю просматривать ключевые отчеты.

Стоимость организации складского учета

Минимальный вариант (0 руб./мес):
- Excel/Google Таблицы
- Ручной ввод данных
Затраты: 0 руб.

Базовый вариант (1000-3000 руб./мес):
- Специализированный сервис
- Мобильное приложение для инвентаризации
Затраты: 1000-3000 руб./мес

Профессиональный вариант (3000-10000 руб./мес):
- 1С или аналогичная система
- Сканеры штрих-кодов
- Интеграция с онлайн-кассой и сайтом
Затраты: 3000-10000 руб./мес

Начните с Excel, даже если у вас всего 10 товаров. Когда система станет тесной — переходите на специализированные решения. Главное — начать учитывать, и вы сразу увидите, сколько денег терялось из-за хаоса на складе.