Как вести учет товаров в маленьком магазине без дорогого софта

Когда у вас 100-200 позиций в ассортименте, кажется, что все можно держать в голове. Но стоит ассортименту вырасти до 500-1000 наименований, а клиентам — до нескольких десятков в день, хаос становится неизбежным. Пропажи, пересортица, недовложения — типичные проблемы маленьких магазинов без системы учета. При этом не обязательно покупать дорогую CRM — можно обойтись простыми и доступными инструментами.

Учет товаров — это не бюрократия, а способ видеть, что происходит в вашем бизнесе. Правильно организованный учет отвечает на три ключевых вопроса: "Что продается?", "Что залежалось?" и "Когда делать дозаказ?".

Минимальный набор данных для учета

Прежде чем выбирать инструменты, определите, что именно вы хотите учитывать:

• Остатки на складе: Сколько каждого товара есть в наличии
• Продажи: Что, когда и в каком количестве продали
• Поступления: Что и когда закупили, по какой цене
• Себестоимость: Во что вам обходится каждый товар
• Товары в заказе: Что ожидаете от поставщиков

Этих пяти параметров достаточно для 90% управленческих решений в маленьком магазине.

Инструменты учета: от простого к сложному

1. Тетрадь учета — для совсем маленького ассортимента

Подходит, если у вас менее 50 позиций и 5-10 продаж в день.

Как вести:

• Разделите тетрадь на две части: приход и расход
• При поступлении товара: дата, наименование, количество, цена закупки
• При продаже: дата, наименование, количество, цена продажи
• Вечером подсчитывайте остатки

Плюсы: Бесплатно, просто, не требует техники
Минусы: Легко ошибиться, сложно анализировать, не масштабируется

2. Excel/Google Таблицы — оптимальный вариант для большинства

Идеально для ассортимента до 1000 позиций и 30-50 продаж в день.

Создаем простую, но эффективную систему:

Лист 1: Справочник товаров
Столбцы: Артикул, Наименование, Категория, Цена закупки, Цена продажи

Лист 2: Приход
Столбцы: Дата, Артикул, Количество, Цена закупки, Сумма, Поставщик

Лист 3: Расход
Столбцы: Дата, Артикул, Количество, Цена продажи, Сумма

Лист 4: Остатки
Столбцы: Артикул, Наименование, Приход, Расход, Остаток, Сумма остатка

Остатки автоматически считаются по формулам на основе данных из листов прихода и расхода.

3. Мобильные приложения — современная альтернатива

Есть десятки бесплатных и недорогих приложений для учета товаров:

• МойСклад: Бесплатный тариф до 50 товаров
• 2Бизнес: Простой интерфейс, есть мобильная версия
• 1С:Розница Лайт: Упрощенная версия 1С за 1000 руб/месяц
• Google Sheets/Excel мобильные: Те же таблицы, но в телефоне

Плюсы мобильных решений — можно вести учет прямо в торговом зале.

Организация процесса учета

Любая система бесполезна без четкого процесса.

Ежедневные операции:

Утром:
- Сверить остатки с фактическим наличием (выборочно)
- Проверить товары, которые заканчиваются

В течение дня:
- При продаже сразу вносить в систему (или откладывать чек)
- При приемке товара — сразу в приход

Вечером:
- Внести все продажи, если не делали это онлайн
- Сверить выручку с остатками наличности
- Сформировать заявку на дозаказ

Еженедельные операции:

• Полная инвентаризация быстропродаваемых позиций
• Анализ продаж: что хорошо идет, что нет
• Планирование закупок на неделю вперед

Ежемесячные операции:

• Полная инвентаризация всего ассортимента
• Анализ прибыльности по товарным группам
• Выявление "мертвого" товара для распродажи

Контроль остатков и закупок

Главная задача учета — не считать, а управлять.

Определяем минимальный и максимальный запас:

• Минимальный запас: Сколько должно быть, чтобы не возникло дефицита
  Формула: Средние продажи в день × Время доставки + Страховой запас
• Максимальный запас: Сколько можно хранить без замораживания денег
  Формула: Средние продажи в день × Период между закупками

Пример для кофе "N":
Продажи: 3 упаковки в день
Время доставки: 2 дня
Период между закупками: 7 дней
Минимальный запас: 3 × 2 + 5 = 11 упаковок
Максимальный запас: 3 × 7 = 21 упаковка

Когда остаток достигает 11 упаковок — пора заказывать. Заказываем столько, чтобы было не более 21 упаковки.

Анализ эффективности ассортимента

Раз в месяц анализируйте товары по двум параметрам:

ABC-анализ по объему продаж:
- A-товары (20% ассортимента, 80% выручки) — всегда в наличии
- B-товары (30% ассортимента, 15% выручки) — контролируем остатки
- C-товары (50% ассортимента, 5% выручки) — минимизируем или убираем

XYZ-анализ по стабильности спроса:
- X-товары: стабильный спрос (можно точно прогнозировать)
- Y-товары: fluctuating спрос (сезонность, акции)
- Z-товары: нерегулярный спрос (сложно прогнозировать)

Лучшие товары — AX: высокие продажи + стабильный спрос.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Учитывать только остатки, без движения
Решение: Ведите и приход, и расход — иначе не увидите динамику

Ошибка 2: Не проводить регулярные инвентаризации
Решение: Раз в месяц — полная инвентаризация, раз в неделю — выборочная

Ошибка 3: Учитывать только деньги, забывая про товар
Решение: Сверяйте выручку с остатками — разница покажет потери

Ошибка 4: Слишком сложная система
Решение: Начните с минимального набора данных, постепенно добавляйте

Когда пора переходить на профессиональные системы

Простых инструментов становится недостаточно, когда:

• Ассортимент превышает 1000 позиций
• Продажи более 100 чеков в день
• Появляется несколько касс или несколько магазинов
• Нужна интеграция с онлайн-кассой и маркетплейсами
• Требуется автоматическое формирование заказов поставщикам

Учет товаров в маленьком магазине — это не про сложные технологии, а про дисциплину и регулярность. Начните с простой таблицы в Excel, отработайте ежедневные процедуры, научитесь анализировать данные. Когда система станет привычкой, вы удивитесь, насколько более управляемым и предсказуемым станет ваш бизнес.