Как организовать прием и возврат товара от поставщика

Приемка и возврат товара — это как таможенный контроль в вашем бизнесе. Если пропустить брак или неправильно оформить документы, потери могут достигать 10-15% от оборота. Многие предприниматели относятся к этому процессу спустя рукава: "главное — товар пришел, а там разберемся". А потом оказывается, что половину партии нельзя продать, а вернуть уже нельзя — сроки прошли.

Правильно организованный процесс приемки и возврата — это не бюрократия, а финансовая безопасность. Он защищает от трех главных рисков: приемки бракованного товара, потери товара на складе и конфликтов с поставщиками из-за неправильного оформления документов.

Процесс приемки товара: пошаговая инструкция

Этап 1: Подготовка к приемке

Проверьте документы:

• Накладная (ТОРГ-12) — сверьте с вашим заказом
• Счет-фактура — если работаете с НДС
• Сертификаты качества — для определенных категорий товаров
• Транспортная накладная — если товар доставлялся транспортом

Подготовьте место: Заранее освободите место на складе, подготовьте технику для разгрузки.

Этап 2: Внешний осмотр

Проверьте упаковку:

• Нет ли повреждений коробок
• Совпадает ли маркировка на упаковке с документами
• Не нарушены ли пломбы (если были)
• Нет ли следов вскрытия или подмены

Если есть повреждения — сразу составляйте акт, делайте фотофиксацию.

Этап 3: Проверка количества

Сверьте по накладной:

• Количество мест (коробок, паллет)
• Общее количество товара
• Артикулы и наименования
• Весовые характеристики (если товар весовой)

Расхождения сразу фиксируйте в акте расхождений.

Этап 4: Проверка качества

Выборочная проверка:

• Внешний вид товара
• Работоспособность (для техники)
• Сроки годности
• Соответствие описанию

Для сложных товаров составляйте акт испытаний.

Этап 5: Окончательное оформление

Подпишите документы:

• Если все в порядке — подписывайте накладную
• Если есть расхождения — составьте акт и подпишите с отметками
• Внесите товар в систему учета
• Разместите на складе

Процесс возврата товара: когда и как

Основания для возврата

• Бракованный товар: не соответствует стандартам качества
• Несоответствие заказу: пришел не тот товар или не в том количестве
• Просроченный товар: истек срок годности
• Невостребованный товар: не продается, договорились о возврате

Документальное оформление возврата

Акт расхождений (форма ТОРГ-2)

Составляется при приемке, если обнаружены расхождения по количеству или качеству.

Акт о выявленных недостатках

Фиксирует брак, обнаруженный после приемки.

Накладная на возврат (ТОРГ-12)

Оформляется со стороны покупателя, подписывается поставщиком.

Письмо-претензия

Официальное уведомление поставщика о проблемах с товаром.

Сроки, которые нужно знать

• Для проверки качества: обычно 7-14 дней с момента приемки
• Для скрытых недостатков: в течение гарантийного срока
• Для возврата некачественного товара: в разумный срок, но не более 2 лет
• Для претензии по количеству: сразу при приемке

Типичные ошибки при приемке и возврате

• Подписание документов до проверки товара: "Подпишем сейчас, потом разберемся" — потом доказывать что-либо будет невозможно
• Несоблюдение сроков проверки: Обнаружили брак через месяц — поставщик вправе отказать
• Отсутствие фотофиксации: "На словах" доказать ничего нельзя
• Неправильное оформление документов: Ошибка в акте — основание для отказа в возврате
• Частичный возврат без согласования: Вернули часть брака, а на остальное сроки вышли

Автоматизация процессов

Для упрощения и ускорения процессов используйте:

• Терминалы сбора данных: для быстрой приемки с штрихкодированием
• WMS-системы: для управления складскими процессами
• Электронный документооборот: для оперативного обмена документами с поставщиками
• Специализированные платформы: такие как Falcon Space для интеграции процессов приемки с учетными системами

Практические советы

• Разработайте инструкцию для кладовщиков: чтобы каждый знал, как действовать
• Проводите обучение: новые сотрудники должны знать процедуру
• Ведите журнал приемки: фиксируйте все случаи расхождений
• Фотографируйте все проблемы: от поврежденной упаковки до бракованного товара
• Создайте шаблоны документов: чтобы не тратить время на оформление

В нашей компании после внедрения четкой системы приемки количество "потерь" из-за брака сократилось с 8% до 1,5%. А время на приемку одной поставки уменьшилось с 2 часов до 40 минут.

Ключевая мысль: Процессы приемки и возврата товара — это не второстепенная рутина, а важнейший элемент финансовой безопасности бизнеса. Правильно организованные, они защищают от потерь и конфликтов с поставщиками, экономя значительные суммы денег.