Как рассчитать отпускные для сотрудника: формула и пример

Расчет отпускных — это та операция, которая вызывает больше всего вопросов и у бухгалтеров, и у руководителей. Ошибка может дорого обойтись: сотрудник получит меньше положенного, а компания столкнется с проверками и штрафами. Для малого бизнеса, где нет штатного бухгалтера, понимание механизма расчета — это необходимость, а не опция.

На самом деле, формула расчета отпускных довольно проста, если разобраться в ее составляющих. Давайте пройдем весь путь по шагам, от определения расчетного периода до перечисления денег на счет сотрудника.

Законодательная база: что говорит ТК РФ?

Основные правила расчета отпускных регулируются статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Главный принцип: за каждый день отпуска сотрудник получает средний дневной заработок.

Шаг 1: Определяем расчетный период

По общему правилу, для расчета среднего заработка берется 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если сотрудник уходит в отпуск в июне 2024 года, расчетный период — с 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года.

Важно! Из этого периода исключаются:

• Периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок (например, предыдущий отпуск или командировка).
• Периоды больничных.
• Периоды простоя по вине работодателя.
• Время, когда сотрудник был освобожден от работы с полной или частичной оплатой или без оплаты.

Шаг 2: Считаем общий заработок за расчетный период

В эту сумму включаются ВСЕ выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в вашей компании:

• Заработная плата (оклад, сдельная, процентная).
• Надбавки и доплаты (за стаж, за квалификацию, за секретность).
• Премии и вознаграждения.
• Доплаты за работу в ночное время и в выходные дни.

Что не включается: материальная помощь, оплата питания, проезда, компенсация связи — то есть выплаты, не связанные с системой оплаты труда.

Как учитывать премии?

• Ежемесячные премии включаются полностью, но не более одной за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
• Квартальные премии включаются полностью, если период, за который они начислены, входит в расчетный.
• Годовые премии включаются полностью, независимо от времени их начисления.

Шаг 3: Определяем количество отработанных дней

Это самый сложный этап. Мы считаем не рабочие, а календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Формула следующая:
Количество отработанных дней = 29,3 × Количество полных отработанных месяцев + Количество отработанных дней в неполных месяцах

Где 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

Чтобы рассчитать количество дней в неполном месяце, используйте формулу:
Количество дней в неполном месяце = 29,3 / Количество календарных дней в месяце × Количество отработанных календарных дней

Пример: Сотрудник в октябре 2023 года (31 календарный день) болел с 10 по 12 октября. Соответственно, он отработал 28 календарных дней (31 - 3 дня больничного).
Количество дней в октябре для расчета = 29,3 / 31 × 28 = 26,46 дня.

Шаг 4: Рассчитываем средний дневной заработок

Вот она, главная формула:

Средний дневной заработок = Общий заработок за расчетный период / Количество отработанных дней за этот же период

Шаг 5: Рассчитываем сумму отпускных

Все просто:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Разберем на конкретном примере

Условие: Сотрудник идет в отпуск на 14 календарных дней с 10 июня 2024 года. Расчетный период: с 1 июня 2023 по 31 мая 2024.
Его заработок за этот период:
- Оклад 50 000 руб. в месяц. За 12 месяцев он получил 600 000 руб. (50 000 × 12).
- В декабре 2023 года он получил годовую премию 50 000 руб.
- В августе 2023 года он болел 7 календарных дней. Его зарплата за август (21 рабочий день, отработал 16 дней): (50 000 / 21 × 16) = 38 095,24 руб.
- В марте 2024 года он был в отпуске 14 календарных дней. Зарплата за март (20 рабочих дней, отработал 14 дней): (50 000 / 20 × 14) = 35 000 руб.

Расчет:

1. Общий заработок: 600 000 (оклад) + 50 000 (премия) = 650 000 руб. Зарплата за август и март уже учтена в этой сумме, так как мы берем фактически начисленные суммы.
2. Количество отработанных дней:
   • Полностью отработано 10 месяцев (июнь, июль, сентябрь, октябрь, ноябрь 2023; январь, февраль, апрель, май 2024). 10 мес. × 29,3 = 293 дня.
   • Август 2023 (31 календарный день, 7 дней больничного): 29,3 / 31 × (31 - 7) = 29,3 / 31 × 24 = 22,68 дня.
   • Март 2024 (31 календарный день, 14 дней отпуска): 29,3 / 31 × (31 - 14) = 29,3 / 31 × 17 = 16,07 дня.
   • Итого дней: 293 + 22,68 + 16,07 = 331,75 дня.
3. Средний дневной заработок: 650 000 руб. / 331,75 дня = 1 959,31 руб.
4. Сумма отпускных: 1 959,31 руб. × 14 дней = 27 430,34 руб.

Сроки выплаты отпускных

По закону (ст. 136 ТК РФ) отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Например, если отпуск начинается в понедельник, выплатить отпускные нужно в четверг на предыдущей неделе.

Важный нюанс: Если вы выплатите отпускные позже, сотрудник имеет право перенести отпуск или потребовать компенсацию за задержку.

Частые ошибки при расчете

• Не включают премии в расчет. Это незаконно и занижает сумму отпускных.
• Неправильно считают дни в неполных месяцах. Путают календарные и рабочие дни.
• Забывают про индексацию зарплаты. Если в организации повышались оклады, то выплаты до повышения нужно проиндексировать на коэффициент.
• Планируют отпуск в рабочих днях. Основной отпуск всегда считается в календарных днях. Только дополнительные отпуска (например, за вредные условия труда) могут предоставляться в рабочих днях.

Расчет отпускных — это точная математика, основанная на законодательстве. Если у вас нет уверенности в своих силах, поручите эту задачу бухгалтеру на аутсорсе или используйте надежные онлайн-калькуляторы. Помните: правильный расчет — это не только исполнение закона, но и демонстрация уважения к вашему сотруднику.