Как оформить простой в работе и оплатить его

Простой — это когда работник есть, а работы нет. Не по его вине, а по обстоятельствам: сломалось оборудование, нет сырья, отключили электричество. В этой ситуации нельзя просто отправить людей домой без оплаты — закон требует оформлять простой и платить за него. Правильное оформление защищает от штрафов и конфликтов с сотрудниками.

Что такое простой по закону

Простой — это временная приостановка работы по причинам, не зависящим от работника. Виды простоя:

• По вине работодателя: не организовал работу — платит 2/3 средней зарплаты
• По независящим от сторон причинам: форс-мажор — тоже 2/3 средней зарплаты
• По вине работника: не платим ничего, но вину нужно доказать

Ключевой момент: простой нужно документально оформить, иначе это нарушение трудового законодательства.

Шаг 1. Фиксируем факт простоя

Как только поняли, что работы не будет:

• Составьте акт о простое: с указанием даты, времени начала, причин
• Подпишите у свидетелей: 2-3 сотрудника, которые подтвердят факт простоя
• Соберите доказательства: фото поломки, справки от поставщиков, акты об аварии
• Уведомьте сотрудников: письменно под подпись о начале простоя

Акт — главный документ для подтверждения законности действий.

Шаг 2. Определяем вид простоя

От причины зависит размер оплаты:

• Виновен работодатель: не обеспечил материалы, не починил оборудование — 2/3 среднего заработка
• Никто не виноват: авария, карантин, погодные условия — 2/3 среднего заработка
• Виновен работник: испортил станок, не вышел на смену — не оплачивается

Вину работника нужно доказать: акт о порче имущества, докладная записка, объяснительная.

Шаг 3. Оформляем приказ

Без приказа простой не оформлен. Что указать в приказе:

• Дата и время начала простоя: точные, до минуты
• Причина: конкретно и с доказательствами
• Период простоя: если неизвестно — "до устранения причин"
• Список сотрудников: кто отправлен в простой
• Размер оплаты: 2/3 средней зарплаты
• Основание: ссылка на акт и докладные записки

С приказом знакомим сотрудников под подпись в течение 3 дней.

Шаг 4. Рассчитываем оплату

Формула расчета:

Оплата за день простоя = (Средний дневной заработок) × 2/3

Как считать средний заработок:

• Берем расчетный период: 12 календарных месяцев перед простым
• Суммируем все выплаты: зарплата, премии, надбавки
• Делим на количество отработанных дней: по производственному календарю

Пример: средний дневной заработок 2000 руб. Оплата за день простоя = 2000 × 2/3 = 1333 руб.

Шаг 5. Вносим записи в документы

Что нужно отразить:

• В табеле учета: код простоя (РП или ВП) с указанием часов
• В расчетном листке: отдельной строкой "оплата простоя"
• В трудовой книжке: записи о простое не делаем
• В отчетах в ФСС: оплата простоя включается в базу для взносов

Важно: за простой сохраняется стаж и право на отпуск.

Пример оформления простоя в магазине

Ситуация: прорвало трубу, магазин закрыт на 2 дня.
Действия:
1. Составили акт о простое с фотографиями затопления
2. Подписали у 2 продавцов
3. Издали приказ о простое на 2 дня
4. Рассчитали оплату: 2/3 от среднего заработка
5. В табеле поставили код ВП (время простоя)

Что нельзя делать при простое

Типичные ошибки работодателей:

• Отправлять в неоплачиваемый отпуск: только по заявлению сотрудника
• Заставлять работать бесплатно: уборка, мелкий ремонт — тоже работа
• Не оформлять документально: "сидите тихо, потом доплатим" — незаконно
• Увольнять за прогул: если работник не явился из-за простоя
• Снижать зарплату: оплата простая — отдельный расчет

Как минимизировать последствия простоя

Профилактика лучше лечения:

• Иметь резервное оборудование: особенно в производстве
• Диверсифицировать поставщиков: чтобы не зависеть от одного
• Обучать смежным профессиям: можно перевести на другую работу
• Планировать ремонты заранее: в непиковые периоды
• Создать фонд на форс-мажор: для оплаты вынужденных простоев

Для учета времени простоя и автоматического расчета оплаты используйте модуль кадрового учета в Falcon Space — система сама определит средний заработок и сформирует все документы.

Сложные случаи с простоем

Как поступать в нестандартных ситуациях:

• Удаленные работники: простой оформляется так же, уведомление по email
• Сменный график: простой считается по факту невыполнения работы
• Частичный простой: когда простаивает только часть производства
• Длительный простой: более 6 месяцев — можно сокращать штат
• Сезонный простой: в сезонных отраслях — особые условия по договору

Итог: правильное оформление простоя занимает 1-2 часа, но защищает от штрафов до 50 000 рублей и судебных исков. Не пытайтесь скрыть простой — оформляйте его по закону, и вы сохраните отношения с коллективом и репутацию перед проверяющими.