Постоянное не следование правилам и “забывчивость” очень задалбывает. Здесь что-то не сделали, тут не обратили внимание, там не знали, что есть инструкция.

Конечно можно тупо требовать “Сделайте правильно по процессу”, а иначе штраф. Но в этом случае вы должно очень-очень точно прописывать процесс, а также учитывать категории штрафов (или отсутствие премий). В каждом случае вам придется по сути наобум определять степень тяжести проступка.

Несправедливо взятый штраф вам обязательно вернется в тройном размере:

  • человек будет считать, что его обидели и искать неявной компенсации
  • ухудшится коммуникация в проекте
  • такие штрафы в итоге приведут к тому, что люди просто будут бояться принимать решения. А это скорость работ снизит до минимума

На мой взгляд, лучше сосредоточиться на главных основных правилах, четко прописать по ним нарушения и обсудить с менеджерами проектов. Важно получить предварительное согласие участников проекта, а не просто дать сверху новые правила. Должен быть объективный  способ выявления каждого нарушения.

Выделим для простоты 3 типа нарушений: критические, средней степени и мелкие.

Итак, какие правила/нарушения мы определили для себя:

  1. Каждый этап должен закрываться актом и полным финансовым расчетом. Если нет оформленного акта, или завис перевод, а мы дальше переходим к следующему этапу, то это нарушение средней тяжести.
  2. Исполнитель на проекте обращается за задачами к куратору проекта или руководству. Это значит, что менеджер не отследил его загрузки и не дал вовремя задачи. Тоже средняя степень тяжести.
  3. Менеджер назначил встречу или звонок с клиентом и опоздание составило более 10 минут (и при этом не предупредил клиента более чем за полчаса) – это критическое нарушение.
  4. Приемка этапа произведена без должного заполнения листа приемки, где указаны участники приемки, чек-лист по приемке, найденные баги и т.д. Средней степени нарушение. Видео о приемке этапа можно посмотреть по ссылке https://youtu.be/kMM0E6Nms-o
  5. Не заполнен чек-лист по началу проекта, и не выполнены работы по инициации проекта. Критической степени нарушение.
  6. Менеджер хранит и обрабатывает документы не в центральном хранилище документов, т.е. где-то у себя локально или в своем Google Disk. Средней степени нарушение.
  7. Менеджер работает в проекте не по ТЗ, а по горячим доработкам и новым хотелкам клиента. При этом нет сроков, нет объема и нет конечной стоимости работ. Критичное нарушение.
  8. Менеджер не делает недельных отчетов по своим проектам, т.е. заказчик и руководство не получает обратной связи по проекту. Средняя степень нарушения.
  9. Менеджер пропускает месячные и недельные регламентные работы в меткой ВАЖНО. Мелкое нарушение.
  10. Менеджер не актуализирует состояние элементов сметы (оценки проекта) на активном этапе более 5 дней. Средней степени нарушение.

Такие правила мы для себя применяем. Если появится новое важное правило, то мы должны удалить из этого списка наименее критичное правило.

Важный момент – нельзя допускать разрастание списка до 50 пунктов. Это будет невозможно запомнить и усвоить. Менеджеру постоянно придется с оглядкой на список работать и думать, а не нарушаю ли я что-то. Список должен быть простой, без мелочных нарушений и закрывать какие-то конкретные риски проекта.

И последняя идея – это хорошо бы проверить через время какие пункты запомнились в сознании людей. Если есть пункты, которые называют все – то вероятно их уже можно будет убирать из списка.