Как вести учет в сфере IT-услуг: проектный учет

IT-компании и фрилансеры сталкиваются с уникальными вызовами в учете: длительные проекты, предоплаты, незавершенные работы, расходы на ПО и оборудование. Традиционный кассовый метод учета не отражает реальную картину бизнеса. Проектный учет позволяет видеть profitability каждого проекта, управлять денежными потоками и принимать обоснованные решения о ценообразовании.

Особенности учета в IT-сфере

IT-услуги имеют специфические характеристики, которые влияют на организацию учета:

• Длительный цикл проектов: От нескольких недель до года и более
• Неосязаемый результат: Программное обеспечение, код, дизайн
• Высокая доля затрат на персонал: Зарплаты разработчиков — основная статья расходов
• Регулярные затраты на инфраструктуру: Лицензии ПО, хостинг, облачные сервисы
• Сезонность и неравномерная загрузка: Периоды авралов и простоев

Метод начисления vs кассовый метод

Выбор метода учета определяет, насколько адекватно вы видите финансовое состояние бизнеса.

• Кассовый метод (для малого бизнеса): Доходы и расходы учитываются при поступлении/списании денег. Просто, но не показывает реальную эффективность проектов.
• Метод начисления (рекомендуется для IT): Доходы учитываются при подписании актов, расходы — при их возникновении, а не оплате. Показывает реальную рентабельность.
• Пример: Вы получили предоплату 50% за проект в январе, а работы завершили в марте. При кассовом методе доход января будет 50%, марта — 0%. При методе начисления доход марта будет 100%.

Организация проектного учета

Проектный учет — это система, где каждый проект учитывается как отдельный центр прибыли.

• Создавайте карточки проектов: Для каждого проекта заведите отдельную аналитику в учетной системе с указанием:
  • Названия проекта и клиента
  • Даты начала и плановой завершения
  • Бюджета (стоимости для клиента)
  • Ответственного менеджера
• Учет времени сотрудников: Внедрите систему учета рабочего времени (Toggl, Harvest, Yaware). Каждый сотрудник отмечает, сколько времени тратит на каждый проект.
• Отнесение прямых затрат: Все расходы, которые можно прямо отнести на проект (зарплата разработчиков, лицензии для конкретного проекта, услуги субподрядчиков), учитывайте в стоимости проекта.
• Распределение косвенных затрат: Аренда, коммунальные услуги, зарплата административного персонала распределяются на проекты пропорционально выбранной базе (чаще всего — времени, затраченному на проект).

Учет доходов по этапам выполнения работ

В IT редко получается учесть доход целиком в момент завершения проекта.

• Метод по этапам выполнения: Доход признается пропорционально степени завершенности работ. Это наиболее точный метод для длительных проектов.
• Как определить степень завершенности:
  • По подписанным промежуточным актам
  • По выполненным спринтам в Agile
  • По затраченному времени в % от общего планового времени
  • По выполнению ключевых вех проекта
• Пример: Проект стоимостью 500 000 руб., планируется 5 этапов. После подписания акта по 3 этапам признается доход: 500 000 × 3/5 = 300 000 руб.

Учет расходов: зарплаты, ПО и инфраструктура

Структура расходов IT-компании требует особого подхода к учету.

• Учет затрат на персонал:
  • Прямые затраты: зарплата разработчиков, тестировщиков, проектных менеджеров
  • Косвенные затраты: зарплата HR, бухгалтера, руководителя компании
  • Обязательно учитывайте страховые взносы с зарплат
• Учет программного обеспечения:
  • Единовременная покупка лицензии — учитывается как основное средство и амортизируется
  • Подписка (SaaS) — учитывается как регулярные расходы
  • Лицензии для конкретного проекта — прямые затраты проекта
  • Общефирменные лицензии — косвенные расходы
• Инфраструктурные расходы: Хостинг, облачные сервисы, домены, SSL-сертификаты учитываются как регулярные операционные расходы.

Учет незавершенного производства (НЗП)

На конец отчетного периода почти всегда есть проекты в работе.

• Что такое НЗП в IT: Стоимость работ, выполненных по проекту, но еще не принятых заказчиком и не оплаченных.
• Как оценить НЗП:
  • По фактическим затратам: сумма всех расходов на проект на текущую дату
  • По договорной стоимости: процент завершенности × стоимость проекта
• Важность учета НЗП: Без учета НЗП вы не увидите реальную финансовую картину — все затраты на незавершенные проекты "пропадут" из отчетности.

Использование специализированных систем учета

Для эффективного проектного учета в IT нужны специализированные инструменты.

• CRM-системы с проектным учетом: Битрикс24, MegaPlan, AmoCRM с доработками
• Специализированные сервисы для IT-компаний: Worksection, Kaiten, Jira + дополнения для учета финансов
• Облачная бухгалтерия: Мое дело, Контур.Эльба с возможностью ведения проектного учета
• Интеграция систем: Настройте передачу данных из системы учета времени в бухгалтерскую программу для автоматизации учета затрат.

Ключевые метрики для анализа эффективности

Собранные данные нужно анализировать через ключевые показатели.

• Рентабельность проекта: (Доход по проекту - Затраты по проекту) / Затраты по проекту × 100%
• Стоимость человеко-часа: (Все затраты компании / Общее количество отработанных часов) × Часы по проекту
• Utilization rate (коэффициент использования): Фактически оплаченные часы / Доступные для работы часы × 100%
• Средний чек проекта
• Длительность проектов
• Количество незавершенных проектов

Проектный учет в IT — это не просто бухгалтерская requirement, а мощный инструмент управления бизнесом. Он позволяет понять, какие проекты приносят реальную прибыль, какие клиенты выгодны, как оптимизировать загрузку команды и правильно формировать цены на услуги. На начальном этапе можно вести учет в Excel, но для роста бизнеса стоит внедрить специализированную систему, которая даст полную картину финансового здоровья компании.