Как вести учет в сфере общественного питания: кафе, столовая

Учет в общепите — это не только контроль денег, но и борьба с потерями, которые могут достигать 20-30% от оборота. Пропажа продуктов, пересортица, ошибки в калькуляции — каждая мелочь съедает прибыль. Правильно организованный учет превращает хаотичную кухню в отлаженный механизм.

Особенности учета в общественном питании

Что отличает общепит от других бизнесов:

• Скоропортящиеся продукты: короткие сроки хранения, списания
• Сезонность и колебания спроса: трудно прогнозировать закупки
• Высокая оборачиваемость: несколько циклов приготовления в день
• Сложная калькуляция блюд: десятки ингредиентов в одном рецепте
• Работа с наличными: контроль кассовой дисциплины
• Высокая текучесть персонала: постоянное обучение новичков

Шаг 1. Внедряем технологические карты блюд

Технологическая карта — это паспорт блюда. Что должно содержать:

• Перечень ингредиентов: с точностью до грамма
• Нормы закладки: сырого и готового продукта
• Выход блюда: конечный вес порции
• Технологию приготовления: температура, время, последовательность
• Себестоимость: расчет based на текущих ценах продуктов

Без технологических карт повара работают "на глазок" — это главная причина потерь.

Шаг 2. Организуем складской учет

Склад — сердце общепита. Принципы учета:

• Приемка по накладным: проверяем вес, качество, сроки
• Хранение по зонам: сухое, холодильное, морозильное
• Списание по FIFO: first in — first out (первый пришел — первый ушел)
• Ежедневная инвентаризация: критичных позиций (мясо, рыба, алкоголь)
• Акт на списание порчи: для просроченных продуктов

Раз в месяц проводите полную инвентаризацию — расхождения не должны превышать 1-2%.

Шаг 3. Настраиваем калькуляцию блюд

Себестоимость = Стоимость ингредиентов + Наценка на покрытие накладных расходов

Пример калькуляции салата "Цезарь":
- Куриное филе: 80г × 500 руб/кг = 40 руб
- Салат айсберг: 50г × 300 руб/кг = 15 руб
- Пармезан: 30г × 2000 руб/кг = 60 руб
- Соус: 50г × 400 руб/кг = 20 руб
- Сухарики: 20г × 200 руб/кг = 4 руб
Итого себестоимость: 139 руб

При наценке 300% цена для гостя: 139 × 4 = 556 руб

Шаг 4. Контролируем движение продукции

От склада до гостя продукт проходит несколько этапов:

1. Заявка со кухни: повар запрашивает продукты со склада
2. Отпуск со склада: кладовщик отпускает по заявке
3. Приготовление: повар делает полуфабрикаты или готовые блюда
4. Реализация: официант забирает готовое блюдо
5. Продажа гостю: через кассу или терминал

На каждом этапе должны быть документы: требования-накладные, акты приготовления, кассовые чеки.

Шаг 5. Автоматизируем процессы

Без автоматизации в общепите сегодня не выжить. Что нужно:

• POS-система: для приема заказов и расчетов
• Система управления складом: учет остатков, автоматические заказы
• Программа для калькуляции: пересчет себестоимости при изменении цен
• Система учета рабочего времени: контроль графиков поваров и официантов
• CRM: для учета гостей и программ лояльности

Даже в небольшом кафе автоматизация окупается за 3-4 месяца.

Шаг 6. Анализируем ключевые показатели

Что отслеживать ежедневно:

• Food cost (себестоимость продукции): 25-35% от выручки — норма
• Average check (средний чек): растет или пает
• Оборачиваемость запасов: 10-15 дней для скоропортящихся продуктов
• Выручка на м²: эффективность использования площади
• Трафик: количество гостей в день

Еженедельно смотрите на TOP-10 самых прибыльных и самых убыточных блюд.

Борьба с потерями и хищениями

Типичные точки потерь в общепите:

• Завышение веса порций: повара "жалеют" гостей
• Неучтенные продажи: наличные мимо кассы
• Еда для персонала: должна быть нормирована и учтена
• Технологические потери: ужарка, уварка — должны быть в рамках норм
• Брак на кухне: сгорело, пересолили — тоже учитывается

Ведите журнал потерь — анализируйте причины и принимайте меры.

Пример учета для небольшого кафе

Ежедневные процедуры:
Утро: инвентаризация скоропорта, приемка поставок
День: контроль закладок, сверка с технологическими картами
Вечер: подсчет выручки, списание по актам, заказ на завтра

Еженедельные процедуры:
Понедельник: анализ food cost, корректировка цен
Пятница: полная инвентаризация, заказ на неделю

Для автоматизации учета в общепите используйте специализированные системы вроде Falcon Space — они уже содержат готовые модули для складского учета, калькуляции и управления заведениями.

Документооборот в общепите

Обязательные документы:

• Накладные от поставщиков: на все поступления
• Требования-накладные: на перемещение со склада на кухню
• Акты списания: на порчу, бой, брак
• Калькуляционные карточки: на каждое блюдо
• Журнал бракеража: контроль качества готовой продукции
• Кассовые документы: Z-отчеты, отчеты кассира

Итог: учет в общепите — это система, которая начинается с технологических карт и заканчивается ежедневным анализом показателей. Настройте базовые процессы за 2-3 недели, и вы увидите, где теряется прибыль. Уже в первый месяц грамотный учет поможет сэкономить 10-15% от оборота.