Как вести учет в строительном бизнесе: основы для подряда

Строительный бизнес — это не только краны и бетон, но и кипы документов, сложная калькуляция и постоянные проверки. Хаос в учете здесь стоит особенно дорого: просрочки, штрафы, претензии заказчиков. Правильно организованный учет — это не про бюрократию, а про контроль денег и сроков.

Чем строительный учет отличается от обычного

В строительстве есть особенности, которые усложняют учет:

• Длительный производственный цикл: проекты длятся месяцами
• Разделение по объектам: нужно учитывать затраты и доходы по каждому объекту отдельно
• Материалоемкость: до 60% себестоимости — материалы
• Подрядчики и субподрядчики: сложные цепочки исполнителей
• Авансовые платежи и поэтапные расчеты: деньги приходят частями
• Техника и оборудование: амортизация, ГСМ, ремонт

Без учета этих особенностей вы не сможете точно считать прибыль по объектам.

Шаг 1. Организуем учет по объектам

Главное правило: каждый объект — отдельная единица учета. Что нужно для каждого объекта:

• Отдельная папка/раздел в учетной системе: все документы по объекту в одном месте
• Свой счет затрат: чтобы видеть, сколько потратили на конкретный объект
• Калькуляция себестоимости: материалы, зарплата, подрядчики, накладные расходы
• График платежей: когда и от кого ждем деньги, кому должны заплатить

Даже если объектов 3-5, не ведите все в одной куче — запутаетесь.

Шаг 2. Учитываем материалы

Материалы — самая большая статья расходов и главная точка потерь. Система учета материалов:

• Приходуем по накладным: каждая партия — отдельно
• Списываем по актам списания: на какой объект, в каком количестве
• Регулярно проводим инвентаризацию: раз в месяц сверяем остатки
• Отслеживаем движение: что пришло, ушло, осталось
• Учитываем возвраты и брак: не забываем про возврат поставщикам

Простой пример: купили 1000 кирпичей, на объект А списали 600, на объект Б — 300, остаток 100. Все должно сходиться.

Шаг 3. Управляем подрядчиками

Без субподрядчиков в строительстве редко обходится. Как их учитывать:

• Договор на каждый вид работ: демонтаж, электрика, отделка
• Акты выполненных работ (КС-2): основание для оплаты
• Справка о стоимости (КС-3): для бухгалтерии
• Удерживаем НДС: если подрядчик на ОСНО
• Проверяем закрытие авансов: чтобы не было переплат

Храните все акты — это доказательство расходов при проверках.

Шаг 4. Контролируем кассовую дисциплину

В строительстве много наличных расчетов. Правила работы с наличкой:

• Лимит расчетов между юрлицами: 100 000 рублей по одному договору
• Оформление приходных и расходных ордеров: на каждую операцию
• Кассовая книга: заполняется ежедневно
• Отчетность кассира: если есть наемный кассир
• Соблюдение лимита кассы: сверхлимитную наличку сдаем в банк

Нарушение кассовой дисциплины — штрафы до 50 000 рублей.

Шаг 5. Считаем себестоимость объекта

Чтобы понять, profitable ли объект, нужно правильно считать себестоимость. Что включать:

• Прямые материалы: кирпич, бетон, арматура
• Зарплата рабочих: с учетом страховых взносов
• Подрядные работы: оплата субподрядчикам
• Накладные расходы: аренда техники, ГСМ, услуги прораба
• Амортизация оборудования: если техника ваша

Формула: Выручка по объекту - Себестоимость = Валовая прибыль.

Шаг 6. Готовимся к проверкам

Строительство — любимая отрасль проверяющих. Что должно быть в порядке:

• Договоры с заказчиками и подрядчиками: все подписаны, условия ясны
• Первичные документы: накладные, акты, счета-фактуры
• Разрешительная документация: лицензии, допуски СРО
• Кадровые документы: трудовые договоры, охрана труда
• Налоговые регистры: книга доходов и расходов, декларации

Для строительного учета удобно использовать специализированные системы вроде Falcon Space, где можно вести учет по объектам, контролировать материалы и формировать акты.

Пример учета для небольшого подряда

Объект: Ремонт офиса 100 м²
Договорная цена: 1 500 000 руб
Затраты:
- Материалы: 600 000 руб
- Зарплата бригады: 400 000 руб
- Подрядчики (электрика, сантехника): 200 000 руб
- Аренда инструмента: 50 000 руб
- Накладные: 50 000 руб
Итого затраты: 1 300 000 руб
Валовая прибыль: 200 000 руб

Программы для строительного учета

Что использовать для автоматизации:

• 1С: Строительство: полнофункциональное, но сложное
• Битрикс24 + доработки: для небольших компаний
• Специализированные облачные сервисы: например, "Стройэксперт"
• Excel + Google Таблицы: на начальном этапе

Выбирайте по принципу: чем сложнее бизнес, тем мощнее система.

Итог: учет в строительстве — это основа финансовой стабильности. Настройте базовую систему за 2-3 недели: разделите учет по объектам, настройте учет материалов, утвердите документооборот. Это сэкономит вам десятки тысяч рублей на штрафах и перерасходах уже в первом месяце.