Если вы ведете учет в Excel и файлы стали более 5000 строк, то вероятно возникают тормоза.

Как их можно решить?
Оптимизировать формулы и уменьшить количество вычислений. Тем самым движок Excel будет меньше нагружаться.
Спроектировать листы так, чтобы на 1 листе показывалось не более 1000 строк. Например, разбить по месяцам.
Попробовать использовать Google Disk для этого либо другие аналоги.
Купить больше памяти для вашего ПК (если вы используете настольную программу)
Кардинальный шаг – создавать свою систему с базой данных и личными кабинетами для юзеров.

Вы можете посмотреть как может выглядеть подобная программа здесь – демо программы с личными кабинетами.

Если вас заинтересовало создание подобной программы вы найдете больше информации здесь.